Jak wykorzystać AI do poprawy tworzenia strategii rozwoju i automatyzacji procesu w agencji digital marketingowej — Case study Harbingers

Chcieliśmy wyeliminować trudności z zarządzaniem wersjami plików, rozróżnieniem aktualnych danych oraz koordynacją pracy pomiędzy zespołami, które wpływały na czas tworzenia ofert. Zależało nam na tym, aby nasz Partner otrzymał konkretną ofertę z transparentami estymacjami maksymalnie do 3 dni!

Poszukiwaliśmy rozwiązania, które pozwoli nam skrócić czas przygotowywania strategii marketingowej przy jednoczesnym zachowaniu standardu jakości oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych. Wypracowany proces miał również podnieść efektywność przygotowywania strategii rozwoju biznesu, a co za tym idzie — zwiększyć naszą konkurencyjność na tle innych agencji na rynku. Plany były ambitne, ale nie nazywalibyśmy się #GameChangers, gdybyśmy odważnie nie sięgali po więcej!

Narzędzie to umożliwia precyzyjne tworzenie ofert, planowanie zasobów oraz automatyczne przeliczanie danych. Pokazujemy naszym Partnerom już na etapie ofertowania — linię czasu oraz zużycie kosztów (budżetów) z wyszczególnieniem, na jaką część usługi je pożytkujemy w danym miesiącu.

Cieszy mnie to jak wielu Partnerów, z którymi rozmawiamy, przekazuje nam pozytywny feedback na temat przygotowanych przez nas strategii rozwoju ich biznesu. Doceniają naszą merytorykę i rzetelne podejście do prezentowanych estymacji. Jak dobrze wiemy, Excel przyjmie wszystko, wiele agencji stosuje to rozwiązanie, ale nasze narzędzie na to nie pozwala. Bazujemy na realnych danych i wypracowanej przez lata metodyce — nie tworzymy ofert w ciemno. Cieszy mnie, że w Harbingers bierzemy odpowiedzialność na nasze estymacje i jako prawdziwi #GameChangerzy nie boimy się nowych wyzwań, a nasi specjaliści każdego dnia walczą o to, żeby estymacje przełożyły się na wyniki, z których będziemy mogli być dumni!

Sandra Kluza, Head of Marketing w Harbingers

Wyceniarka okazała się prawdziwym #GameChangerem! Dzięki niej możemy szybko zweryfikować, ile czasu każdy zespół będzie musiał poświęcić na poszczególne działania, a także monitorować wykorzystanie budżetów. Rozwiązanie pomaga w planowaniu budżetu całego projektu, pokazując podgląd rozkładu w czasie per usługa. 

Narzędzie pomogło nam także ustandaryzować zadania, jakie muszą zostać wykonane przez każdego specjalistę — Wyceniarka przelicza automatycznie dane, z których możemy stworzyć checklistę, wsad do Asany lub zbiór dobrych praktyk dla zespołu. Dokładnie planujemy nasze zasoby — wiemy, jakie nam są potrzebne i przez jaki okres czasu.

Poprzez automatyzację przeliczania danych, zoptymalizowaliśmy proces tworzenia oferty, dzięki czemu jesteśmy w stanie do 3 dni przedstawić kompleksowe rozwiązanie dla naszych Partnerów! Dodatkowo zwinnie zarządzamy naszym środowiskiem projektowym oraz precyzyjnie określamy zaangażowanie osób w projekt w postaci roboczogodzin. Każda oferta przybliża nas do jeszcze większego sukcesu, nieustannie, poprawiamy proces tworzenia strategii i samą metodykę. Nasze oferty w zeszłym roku miały bardzo wysoką  skuteczność — aż 94% wyestymowanych wyników w propozycjach rozwoju, zostało w 100% osiągniętych w realizacjach dla naszych Partnerów – mówi Piotr Maksym, Head of Sales w Harbingers.

Wprowadzenie standardów ofertowania oraz automatyzacji tego procesu pozwoliły na utrzymanie elastyczności i dostosowanie ofert do realnych potrzeb Partnerów, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego standardu. Nasze usługi można dowolnie łączyć, a każda wycena oparta jest na konkretnych parametrach.

Otrzymałam bardzo przejrzystą ofertę, która zawiera harmonogram dla każdej z usług, koszty zewnętrzne oraz precyzyjnie określony zakres. Dzięki temu mogę dokładnie zrozumieć, czego mogę się spodziewać. Transparentność oferty zapewnia jasny wgląd w budżet, co pomaga mi lepiej kontrolować wydatki związane z poszczególnymi usługami. Ta propozycja jest doskonała dla firm, które cenią sobie szczegółowe planowanie i klarowność finansową.

Monika Profic, Dyrektor Marketingu fischer Polska Sp. z o. o.