Wywiad: Jak warsztaty AI i Automatyzacji usprawniają procesy biznesowe?

Jakie konkretne korzyści przynosi Wasza usługa warsztatów wdrożenia AI i Automatyzacji?

Przede wszystkim uczestnicy zdobywają praktyczne umiejętności, pracują na własnych case’ach. Przekłada się to na natychmiastowe usprawnienie procesów biznesowych. Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala pracownikom skupić się na bardziej wymagających i kreatywnych aspektach swojej pracy, zamiast wykonywania pracy, której wcale nie muszą samodzielnie realizować. Najważniejsze w tym wszystkim jest to, że wspólnie rozwiązujemy konkretne wyzwania, dzięki czemu pracownicy nie tylko potrafią je zaadresować, ale rozumieją w jaki sposób działają. To wszystko sprawia, że są w stanie dostosowywać sposób w jaki korzystają z proponowanych rozwiązań, wraz z tym jak zmienia się ich praca. Co więcej, na bazie zdobytych umiejętności potrafią przygotować koleje automatyzacje, które optymalizują ich pracę.

W jaki sposób formuła 'done with you’ w warsztatach AI i Automatyzacji przekłada się na rzeczywiste efekty w codziennej pracy uczestników?

Chodzi o aktywne zaangażowanie uczestników w proces wdrażania rozwiązań opartych o AI i automatyzacje. Myślę, że jest to jedyny sposób, aby realnie doświadczyć jakie możliwości są dostępne i zidentyfikować te obszary, w których nadal jesteśmy niezbędni. Całość jest dostosowana do specyfiki pracy i wyzwań uczestników, co wspiera rozwój kompetencji zespołu, a to z kolei wpływa na wzrost efektywności całej organizacji.

Jakie największe wyzwania napotykasz podczas wdrażania AI i Automatyzacji w firmach i jak sobie z nimi radzisz?

Wyzwań jest całkiem sporo. Pierwsze są już na etapie decyzji, że firma w ogóle chce zgłębić temat możliwości wykorzystania AI i automatyzacji w swoim środowisku. Wynika to z tego, że firmy często nie zdają sobie sprawy z tego co mogą zautomatyzować, i że przy obecnej dostępności technologii część wdrożenie podstawowych rozwiązań nie musi być ani drogie, ani długie. Do tego dochodzą negatywne doświadczenia z przeszłych wdrożeń lub szkoleń, wynikające czy to z niezrozumieniem potrzeb przez dostawcę, nadmiernego stosowania technicznego języka czy komplikowaniem prostych rzeczy. Inne wyzwanie to skrajne postrzeganie możliwości AI czy automatyzacji — niezależnie czy jest to nadmierny optymizm, czy pesymizm, wymaga zaadresowania na wczesnym etapie. Czasami pojawia się również obawa o to jak wprowadzone zmiany wpłyną na pracę poszczególnych osób czy całych zespołów. Aby temu zaradzić, stawiamy na transparentną komunikację i edukację, które pozwalają zrozumieć korzyści, ale i wyzwania płynące z wdrożenia AI i automatyzacji. Traktujemy każdą zmianę jako proces wymagający ciągłego wsparcia i adaptacji.

Jakie sukcesy możecie przypisać wdrożeniu AI i Automatyzacji w projektach, które realizowaliście?

To, co widzimy niezależnie od firmy to uwolnienie potencjału zespołu. Dzięki zautomatyzowaniu powtarzalnych zadań (a część z nich można zautomatyzować niemalże w 100%), sprawiamy, że zostaje więcej energii na inne zadania, co bezpośrednio przekłada się na zadowolenie z pracy i motywację do rozwoju firmy w ramach swojego działu. Jednym z rezultatów, jakie wypracowaliśmy to poprawa efektywności operacyjnej w jednej z firm, która dzięki automatyzacji rutynowych procesów zwiększyła swoją marżę operacyjną o 20%. Innym sukcesem było wdrożenie rozwiązań opartych o AI w dziale marketingu, które umożliwiły na lepsze opracowanie kampanii, co z kolei podniosło wskaźniki konwersji o 15%. Z perspektywy wdrożenia w ramach całej firmy, najbardziej wspominam 4 warsztaty z AI i automatyzacji dla wszystkich działów w firmie (marketing, sprzedaż, HR, CS). Już w pierwszym miesiącu po zakończeniu warsztatów, wypracowane rozwiązania zaoszczędziły 500h pracy pracowników w skali miesiąca i wygenerowały dodatkowe 20 000 zł poprzez zrezygnowanie z niektórych aplikacji i usług zewnętrznych. Oczywiście nie była to jednorazowa oszczędność, ale stała zmiana, która pracuje dla firmy każdego miesiąca.

Jakie są najważniejsze różnice między formułą warsztatową a tradycyjnymi szkoleniami, które sprawiają, że Wasze podejście jest bardziej efektywne?

Największa różnica to aktywne zaangażowanie uczestników w proces. Większość tradycyjnych szkoleń polega na nadmiernym przekazywaniu teorii i pokazywaniu jednej, konkretnej ścieżki osiągnięcia rezultatu, co nie zawsze musi odpowiadać specyfice konkretnej firmy. Nasze warsztaty skupiają się na praktycznym zastosowaniu zdobytej wiedzy. Tak jak wspomniałem — uczestnicy pracują na konkretnych case’ach ze swojej pracy i zdobywają własne doświadczenia. Od razu widzą efekty wdrożonych rozwiązań i już na warsztatach mają pierwsze sukcesy. Doświadczają również wyzwań, które naturalnie pojawiają się przy wdrażaniu nowych technologii — te oczywiście wspólnie adresujemy. Takie podejście umożliwia lepsze wykorzystanie proponowanych rozwiązań i przekłada się na trwałe zmiany w organizacji.

W jaki sposób generatywne AI (GenAI) wpływa na poprawę jakości osiąganych rezultatów i zadowolenie pracowników?

Przede wszystkim nie zaczynamy z pustą kartką, mamy wsparcie wirtualnego asystenta, a w efekcie szybciej dochodzimy do rezultatu. Konkretne korzyści zależą od indywidualnych potrzeb, ale może to być wsparcie w researchu (generative search), przygotowaniu zamysłu, tworzeniu wstępnych wersji, feedbackowaniu przygotowanego rezultatu, albo… wzmocnienie każdy z tych elementów poprzez zorganizowanie całości w jeden, powtarzalny proces i włączenie człowieka w proces decyzyjny. Takie podejście pozwala nam usprawniać pracę dzięki technologii, bez utraty kontroli. Możliwość oddelegowania rutynowych zadań pozwala pracownikom na skupienie się na bardziej wymagających i satysfakcjonujących projektach, co przekłada się na wyższy poziom zadowolenia i motywacji.

Jakie branże i sektory mogą według Ciebie najbardziej skorzystać z Waszych warsztatów AI i Automatyzacji i dlaczego?

Z racji, że wykorzystujemy głównie generatywne AI, korzystają najbardziej te działy, które pracują z dużą ilością tekstów oraz multimediów. Może to być zarówno tworząc zupełnie nowych materiałów, jak i wykorzystanie istniejących. Naturalnie nasuwają się działy marketingu, sprzedaży i obsługi klienta. Sama branża nie ma aż tak dużego znaczenie, dlatego, że z perspektywy narzędzi i efektywnej pracy z nimi, samo podejście jest podobne, a różnice wynikające z branży czy specyfiki klienta, jesteśmy w stanie zaadresować w trakcie warsztatu (np. modyfikując prompty czy uwzględniając regulacje związane z bezpieczeństwem danych). Patrząc szerzej — wspieramy pracowników automatyzując codzienne zadania „biurowe”, które mamy wszyscy bez względu na stanowisko. Mam tutaj na myśli m.in. bieżącą komunikację (zarówno wewnętrzna jak i zewnętrzna), analizę danych, research, kontekstowe podsumowanie dokumentów czy proste, ale często wykonywane w ten sam sposób zadania.

Jakie narzędzia i technologie integrujecie w ramach swoich projektów wdrożeniowych, aby zapewnić maksymalną efektywność i minimalizować błędy?

Dobieramy je pod konkretne projekty. Wychodzimy od wymagań projektowych, analizujemy, z jakich rozwiązań firma już korzysta i uwzględniamy regulacje czy wewnętrzne polityki (np. dotyczące bezpieczeństwa danych). Pracujemy zarówno w ramach ekosystemu Microsoft jak i Google. W pierwszej kolejności maksymalnie wykorzystujemy rozwiązania, które już są dostępne w organizacji i rekomendujemy dodatkowe (uzupełniające) narzędzia, które integrują się z obecnymi aplikacjami i procesami. W ramach automatyzacji stawiamy w pierwszej kolejności na rozwiązania no-code i low-code, aby zespół mógł samodzielnie wprowadzać modyfikacje zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami.

Jakie konkretne case’y, na których pracują uczestnicy warsztatów, przyniosły najlepsze rezultaty i dlaczego?

Nie ma jednego uniwersalnego, „najlepszego” rozwiązania — zawsze wynika to z konkretnych potrzeb. Patrząc na ostatnie realizacje, najbardziej efektywne rozwiązania, na które zwrócili uwagę nasi klienci to:

1. Wykorzystanie istniejących materiałów blogowych, które z biegiem czasu przestały spełniać swoją rolę. Zostały one zarówno odświeżone, aby generowały większy ruch, zgodny z nowymi celami, jak i ich wykorzystanie w ramach innych formatów (posty, rolki etc.). W efekcie koszt tworzenia nowych materiałów jest niższy o 40%.
2. Wstępna analiza przychodzących wiadomości e-mail, przygotowanie reguł, które je tagują (np. zapytanie, reklamacja, feedback). W zależności od tagu wykonywane są konkretne automatyzacje. Jedną z nich jest przeniesienie kontaktu do CRMa i przypisanie konkretnego handlowca, co skróciło czas odpowiedzi na zapytanie o 20%.
3. Przygotowanie opisów produktu, łącząc dane z różnych aplikacji (m.in. PIM). Całość została połączona z dobrymi praktykami i wymaganiami SEO, co skróciło czas ich przygotowania o 80%.

Jak monitorujecie i mierzycie efekty wdrożonych rozwiązań AI i Automatyzacji, aby zapewnić ich długoterminową skuteczność?

Wybór zadań, które zostaną wsparte technologią odbywa się w oparciu o to konkretne wskaźniki, wybierające te gdzie możemy uzyskać największe korzyści — obniżając obecny koszt, albo generując nowe możliwości. Każdy z tych elementów szacujemy w kontekście spodziewanych rezultatów. Mając takie dane, możemy je analizować w czasie i w razie potrzeby wprowadzać dodatkowe optymalizacje. Mateusz Cisowski — Chief Technology Officer w Harbingers.