Skuteczny cold mailing – co robić, a czego unikać?

Cold mailing w wielu branżach okazuje się bardzo skutecznym narzędziem generowania nowych klientów. Skupmy się więc na tym, czego nie warto robić i jakie dobre praktyki stosować. Poniżej znajdziesz skuteczne porady dotyczące cold mailingu i tego jak wykorzystać go w Twojej działalności. 

Narzędzia do cold mailingu – czyli jak pozyskiwać adresy i wysyłać dziesiątki maili

Specjalista Harbingers wyjaśnia, jakie narzędzia do cold mailingu sprawdzą się najlepiej:

„Jeżeli chcesz, aby Twoje wiadomości trafiły do skrzynek mailowych Twoich potencjalnych klientów, w pierwszej kolejności musisz ich zidentyfikować, a potem pozyskać ich adresy mailowe. 

Samo zbudowanie listy mailingowej to tylko połowa sukcesu – maile musisz jeszcze napisać, a potem wysłać, często w liczbach, które skutecznie uniemożliwiają ręczne wykonanie tego zadania. 

Na szczęście na każdym etapie tego procesu znajdziesz narzędzia, które pomogą Ci w jego skutecznej egzekucji. 

LinkedIn Sales Navigator

Jest to jeden z płatnych wariantów konta premium na LinkedIn, który umożliwia szczegółowe przeszukiwanie bazy użytkowników tej platformy. 

Dzięki kontu Sales Navigator masz możliwość przeszukiwania bazy użytkowników np. po regionie zamieszkania, branży, w której aktualnie lub w przeszłości działali, stanowiskach itd.

Dzięki Sales Navigator możesz w nieograniczony sposób (jeżeli nie zostaniesz zablokowany przez danego użytkownika), wysyłać do potencjalnych klientów inMaile, czyli wiadomości wewnątrz systemu LinkedIn. 

Snov.io

Snov.io to narzędzie, które pozwala na pozyskanie adresów mailowych po podaniu danych takich jak imię, nazwisko oraz domena wykorzystywana przez firmę, w której zatrudniona jest dana osoba. 

Wraz z potencjalnym adresem mailowym danego odbiorcy, otrzymujemy również informacje jak bardzo wiarygodny jest zaproponowany przez Snov.io adres mailowy. 

W darmowej wersji otrzymujemy dostęp do możliwości sprawdzania pojedynczych osób, w płatnej wersji dostępu do tego narzędzia otrzymujesz dostęp do możliwości wgrania arkusza z danymi osobowymi, a aplikacja wygeneruje na jego podstawie listę adresów mailowych. 

Woodpecker

To narzędzie pozwalające na rozsyłanie dużej liczby wiadomości mailowych oraz łączenie ich w całe sekwencje wiadomości rozsyłanych w różnych interwałach czasu lub zależnie od reakcji odbiorcy wiadomości np.: 

• otwarcie lub zignorowanie poprzedniej wiadomości, 
• kliknięcie konkretnego linku w wiadomości, 
• przesłanie odpowiedzi itd.

Woodpecker automatycznie rozsyła wiadomości we wskazanych dniach oraz godzinach, pilnując tego, aby zminimalizować ryzyko ich trafienia do spamu, a tym samym dyskredytacji i spadku dostarczalności wiadomości z danej domeny. 

Na stronie Woodpeckera znajdziesz również wiele interesujących porad dotyczących tego jak skutecznie prowadzić cold mailing”.

Czego unikać w zimnych mailach?

Specjalista Harbingers wyjaśnia:

„Najczęstsze błędy w cold mailingu dotyczą tego co znajduje się w treści wysyłanych przez Twoją firmę wiadomości. Warto szczególną uwagę poświęcić temu, aby zachęcić odbiorcę do otworzenia wiadomości jej chwytliwym tematem, ale niemniej ważne jest to, aby po jej otwarcia odnalazł tam wartościowe z jego punktu widzenia informacje, niekoniecznie dotyczące wyłącznie oferty Twojej firmy.

Niemniej ważne jest również przygotowanie się do przeprowadzenia kampanii cold mailingowej poprzez właściwe zbudowanie listy mailingowej oraz zadbanie o zgodność planowanych działań z obowiązującym prawem”. 

Poniżej znajdziesz listę najczęstszych błędów popełnianych w cold mailingu. 

Naruszanie zasad RODO

Mimo powszechnej już znajomości rozporządzenia o ochronie danych osobowych zasady RODO nadal bywają mocno naruszane. Zastanów się przez chwilę, jak często dostajesz maile z ofertą od osób/firm, którym nie zostawiałeś na siebie namiarów? Sporo tego, prawda? By uniknąć takie sytuacji z Twoim potencjalnym klientem, w pierwszym mailu powinieneś zapytać odbiorcę o zgodę na przedstawienie propozycji.

Wysyłanie wiadomości do nieposegementowanej bazy

Tutaj od razu na myśl przychodzi mi moja kochana fotowoltaika. Mieszkam w bloku, a w każdym tygodniu dostaję co najmniej kilka maili o promocji na panele w mojej okolicy. Wspominałem już o rzucaniu makaronem o ścianę, pamiętasz? W tym przypadku mamy do czynienia właśnie z taką sytuacją… Dlatego też zadbaj o dobrze sprofilowaną bazę klientów.

Tytuły trafiające do Spamu

Choć nikt nie zna wszystkich słów, które powodują, że nasz mail trafia do folderu Spam, istnieje kilka zdecydowanie odradzanych w cold mailingu wyrazów. Są to:

• oferta,
• promocja,
• sprzedaż,
• wyprzedaż.

Na to, jak skrzynka odbiorcy potraktuje Twojego maila, wpływa również serwer, na którym odbiorca posiada pocztę, oraz wprowadzone zabezpieczenia antyspamowe.

Błędy stylistyczne i ortograficzne

Tego w zasadzie nie powinienem pisać w ogóle – to rzecz oczywista.😉 Niestety nadal dostaję maile z bykami ortograficznymi i stylistycznymi. Przed wysłaniem wiadomości do klientów warto jeszcze raz ją przeczytać i przepuścić przez różne weryfikujące strony, takie jak np. ortograf.pl.

Ściana tekstu

Ściana tekstu to zarzucenie klienta taką ilością tekstu w mailu, że ciężko go zrozumieć i przyswoić za jednym razem. W większości maili znajduje się przynajmniej o 50% tekstu za dużo – bo przecież wszystko jest bardzo ważne… Dobrze napisany zimny mail nie powinien zawierać więcej niż 10 zdań, w dodatku podzielonych na wyraźne akapity, tak aby tekst się nie zlewał.

Skupianie się na swoich zaletach, a nie na korzyściach dla klienta

Mój faworyt, czyli „firma XYZ od X lat specjalizuje się w…”, też to znasz? Dalej nie mogę wyjść z podziwu, jak wiele cold maili zaczyna się właśnie w ten sposób. Dodatkowo warto zauważyć, że znaczna część tych wiadomości jest pisana w trzeciej osobie – czyli zamiast komunikować „nasza firma” nadawca pisze po prostu „firma”. To kolejny błąd, a dlaczego?

Klienta nie interesuje, kim jesteś ani co osiągnąłeś. Liczy się dla niego to, co może on uzyskać dzięki współpracy z Tobą, więc na tym powinieneś zbudować swój komunikat. Zresztą jeśli chcesz poznać więcej tego typu błędów, zapraszam Cię do 4. odcinka mojego podcastu „Sprzedaż i Biznes”. Mówię tam o 10 słowach nadużywanych w sprzedaży oraz marketingu.

Ciężkie załączniki

Kolejna rzecz, której warto unikać, to ciężkie załączniki. W zasadzie jeśli sytuacja tego nie wymaga, powinieneś w ogóle nie wysyłać załączników. Jeżeli jednak z jakiegoś powodu jesteś do tego zmuszony, postaraj się wysłać dosłownie jedną stronę w formacie PDF. Tak samo sprawa wygląda z dużymi zdjęciami. Gdy załączysz fotografie o zbyt dużym rozmiarze, możliwe, że mail w ogóle nie dotrze do odbiorcy. Jeśli zatem już musisz wysłać zdjęcie, przepuść je najpierw przez darmowy konwerter – znajdziesz ich pełno w internecie.

Brak lub byle jakie wezwanie do działania

Kolejny ulubieniec, a mianowicie sformułowanie „w razie potrzeb zapraszam do kontaktu”. Ten komunikat w dosłownym znaczeniu oznacza wielkie NIC. Na końcu każdego maila powinno znaleźć się jasne, wyraźne wezwanie do działania.

Skoro błędy e-mail marketingu mamy omówione, skupmy się teraz na tym, jak pisać te skuteczne wiadomości.

A jakie dobre praktyki warto stosować w cold mailingu?

Używaj unikatowych tytułów

To niesamowite, ale wiele osób nadal nie zdaje sobie sprawy z tego, jak wiele może zdziałać unikatowy tytuł maila. Im bardziej zachęcisz klienta tytułem, tym większa szansa, że mail zostanie otwarty, a co za tym idzie – dotrzesz z komunikatem do swojego odbiorcy. Ludzie z natury lubią uzupełniać lukę informacyjną, czyli wyraźny brak jakiejś informacji.

Dobrą praktyką w tytule maila jest zamieszczanie słowa „jak”, w odniesieniu do „jak coś zrobić?”, i „dlaczego”, w kontekście „dlaczego coś działa?”.

Stosuj poprawne formy powitania i zwroty językowe

Należę do osób wybitnie uczulonych na słowo „witam”. Jest jeszcze gorzej, kiedy otrzymuję je z wykrzyknikiem –„Witam!”. To trochę tak, jakby wejść do kogoś do domu i krzyczeć przez megafon.😉

Poprawna forma brzmi natomiast „Dzień dobry Panie/Pani….” lub „Panie/ Pani…” na wstępie treści wiadomości. Zdarzało się, że otrzymywałem zimnego maila, w którym ktoś witał się ze mną w rodzaju męskim, a w treści stosował już rodzaj żeński – chyba nie trzeba tego komentować.😉

Pisz krótko i zwięźle

Wracamy do ekscytowania się własnymi produktami/usługami. Zimny mail powinien być zachętą klienta do dalszego działania, więc nie licz na to, że ktoś ma czas czytać Twój elaborat, ponieważ WSZYSTKO jest ważne. Staraj się, aby cold mail zawierał minimum słów i maksimum treści.

Pisz językiem korzyści – podkreślaj, co z Twoją pomocą może zyskać klient

Wracamy do naszego kochanego sformułowania, czyli „nasza firma robi to, to i jeszcze to”. Zapomnij o takiej komunikacji. Pisz językiem dostosowanym do klienta, a ponadto mów o korzyściach, jakie może on odnieść dzięki współpracy/rozmowie z Tobą. Ważne, abyś w mailu zawarł 3 konkretne korzyści z punktu widzenia Twojego odbiorcy.

Wyróżnik

Jeśli robisz to, co wszyscy, jakich wyników możesz się spodziewać? Otóż właśnie takich jak wszyscy. Dodatkowo – jak mawiała stara reklama – jeśli nie widać różnicy, to po co przepłacać?😉

W swojej komunikacji mailowej stosuj więc wyraźny wyróżnik, który oddziela Cię od konkurencji. Uwaga: wyróżnikiem nie są takie informacje jak to, ile lat działasz na rynku (chyba że jest to rynek stosunkowo młody, a Twoja firma funkcjonuje na nim najdłużej), albo ilu masz zadowolonych klientów. Tutaj przydaje się jasno zdefiniowane USP, czyli unique selling proposition (unikatowa wartość sprzedaży). To właśnie ona pomoże Ci się wyróżnić na tle konkurencji.

Jasne, konkretne wezwanie do działania

Co ma się stać? Czego oczekujesz od swojego odbiorcy? Kiedyś usłyszałem od jednej osoby, że ludziom trzeba mówić, co mają zrobić, i muszę przyznać – często jest to prawdą. Na koniec swojej wiadomości wezwij więc czytelnika do działania.

Przykładowo: jeśli chcą Państwo dowiedzieć się, jak możemy pomóc w ściągnięciu najlepszych pracowników z rynku pracy, poproszę o informację do kogo i na jaki numer mam zadzwonić.

Przygotuj się na rozmowy z trudnymi klientami

Specjalista Harbingers dodaje:

„Cold mailing przez niektórych odbiorców może być widziany bardzo negatywnie – przygotuj się więc na niewybredne komentarze, które znajdziesz w spływających na Twoje działania wiadomościach zwrotnych.

Warto przygotować sobie zawczasu pomysły na to jak może wyglądać komunikacja z trudnym klientem w Twojej firmie – wypracowany schemat działania oszczędzi wielu nerwów Tobie oraz Twojemu zespołowi”.

Przykłady skutecznych kampanii cold mailingu

Specjalista Harbingers przedstawia przykłady skutecznych kampanii cold mailingu:

„Zdarzyło Ci się kiedyś, po otrzymaniu wiadomości mailowej, kliknąć link, który w niej znalazłeś i dokonać zakupu lub odpowiedzieć na taką wiadomość i umówić spotkanie z konsultantem danej firmy? 

Właśnie w taki sposób powinien działać cold mailing – wywołać u odbiorcy chęć kontaktu z firmą, od której otrzymał wiadomość. Poniżej znajdziesz przykładową wiadomość typu cold mail, wraz z jej omówieniem: 

Temat: W taki sposób zmniejszymy rachunki za prąd Twojej firmy o 30%.

Temat przesyłanej wiadomości musi być chwytliwy, aby przyciągnąć uwagę odbiorcy i zachęcić go do zapoznania się z pozostałą treścią wiadomości. 

Nazywam się [Twoje Imię] i reprezentuję [Twoja Firma], specjalizujemy się w innowacyjnych rozwiązaniach z zakresu energii odnawialnej. 

Na początku maila warto się przedstawić – pamiętaj jednak, aby w treści skupić się na potencjalnych problemach lub wyzwaniach Twojego odbiorcy, nikogo nie interesują informacje dotyczące tego jak długo Twoja firma działa na rynku lub jak duża jest jej baza klientów, ale to, jak faktycznie możesz pomóc odbiorcy. 

Nasze nowatorskie systemy paneli słonecznych pomogły firmom takim jak Twoja zwiększyć efektywność nawet o 30%. Wierzymy, że nasze dostosowane rozwiązania mogą pomóc [Firma Odbiorcy] nie tylko spełnić cele dotyczące zużycia energii, ale również ustawić standardy w branży pod kątem zrównoważonego rozwoju.

Skupienie na potencjalnych problemach lub wyzwaniach odbiorcy i zaoferowanie skutecznego rozwiązania może wzbudzić zainteresowanie odbiorcy i zachęcić go do wykonania preferowanej przez nas akcji. 

Czy moglibyśmy umówić się na 15-minutową rozmowę w przyszłym tygodniu, aby omówić to bardziej szczegółowo?

Twoja wiadomość powinna kończyć się czytelnym i jasnym wezwaniem do działania – w powyższym przykładzie jest to umówienie krótkiego spotkania. Możesz ten proces ułatwić Twojemu odbiorcy, np. umieszczając w wiadomości link do aplikacji umożliwiającej rezerwowanie terminów spotkań. 

Niektórzy specjaliści odradzają proponowanie spotkania w pierwszej przesłanej wiadomości – możesz więc zaproponować podesłanie materiałów reklamowych, broszur, lub zachęcić odbiorcę do odwiedzenia strony internetowej Twojej firmy i np. przeczytanie znajdującego się na niej case study. W stopce Twojej wiadomości powinny oczywiście znaleźć się dane kontaktowe, które odbiorca może wykorzystać do kontaktu z Tobą lub Twoim zespołem sprzedażowym”.

Nikt nie mówił, że będzie łatwo

Jeśli chodzi o cold mailing, nikt nie powiedział, że będzie łatwo, ale jedno, czego jestem pewien, to fakt, że zdecydowanie warto. Jeżeli dobrze przemyślana strategia cold mailingu ma przynieść Ci dodatkowych klientów, to czemu trochę się nie wysilić i nie spróbować?

Pamiętaj przy tym, że nie ma jednego skutecznego sposobu na napisanie dobrego zimnego maila. Dobrze będzie przetestować kilka rodzajów tytułu i treści, a następnie zobaczyć, które z nich działają najlepiej. Z czasem uda Ci się znaleźć to, na co reagują Twoi adresaci.

Testuj, próbuj, wdrażaj – życzę Ci samych sukcesów w cold mailingu!

Patryk Jasiński na www: Patryk Jasiński

Patryk Jasiński na YouTube: Patryk Jasiński