Podoba Ci się ten artykuł?
Oceń:
Wydajność w pracy – co to takiego?
Wydajność pracy to wartość, którą można ująć w formę liczbową. Najczęściej określa się nią stosunek ilości wykonanej pracy do ilości wykorzystanych zasobów. Przy określaniu wydajności bierze się pod uwagę:
- ilość osób, które ją wykonało,
- czas, jaki został poświęcony na pracę,
- dodatkowe zasoby, które mogą generować koszty, np. energia elektryczna, ect.
O wydajności często mówimy w kontekście osoby, np. czyli w jakim stopniu dana jednostka jest wydajna czy też efektywna – to kolejne pojęcie, nad którego definicją warto się pochylić. Efektywność powinno rozumieć się jako rezultat wykonanej pracy w stosunku do poniesionych nakładów. A jak podnosić efektywność w pracy?
Podnoszenie efektywności pracy – jak można to zrobić?
Niektórzy pracownicy jedną ręką odbierają telefon, drugą piszą e-maile, a chwilę później biegają między biurkami. Nie idź tą drogą! Ci, którzy skaczą od zadania do zadania i starają się być hiperaktywni, nie przekuwają liczby przepracowanych godzin w sukces i wydajność w pracy. Aktywność nie zawsze idzie w parze z produktywnością, efektywnością czy wydajnością.
Podążając za liderem nowatorskich rozwiązań, Google, warto postawić na efektywność. Jak zarządzać czasem i pomóc w tym swoim pracownikom?
#1 Jak podnieść efektywność pracy? Wykorzystuj swoje talenty
Stare powiedzenie: „pracuj mądrzej, nie ciężej” stało się dziś podstawą dobrego zarządzania czasem. Nie zawsze ciężka praca oznacza sukces. To efektywność jest podstawowym wyznacznikiem sukcesu. Liczy się to, ile jesteś w stanie zrobić w danej jednostce czasu oraz jakie zasoby przy tym wykorzystujesz (czyli ile kosztowała Twoja praca). A jak zwiększyć efektywność swojej pracy? Rozwijaj swoje zainteresowania i talenty. To może sprawić, że podniesiesz swoją wydajność w pracy, będziesz pracował szybciej, sprytniej i sprawniej.
Nie oznacza to jednak, że nie warto przykładać się do swoich obowiązków, czyli wykonywać je po łepkach. Kluczem do prawidłowego wykorzystania Twoich indywidualnych umiejętności jest równowaga między staranną pracą a efektywnym wykorzystaniem unikalnych zasobów, takich jak czas czy Twoje cechy charakteru.
#2 Organizacja czasu pracy – najpierw wykonuj cięższe zadania
Naucz się efektywnie wykorzystywać swój czas. Niezależnie od tego, czy pracujesz na pół etatu, czy na cały, czy jesteś biznesmenem, czy szeregowym pracownikiem, pamiętaj, że Twój czas jest ograniczony. Przecież nie możesz poświęcić 24 godzin na pracę! Dlatego zarządzanie czasem to umiejętność niezwykle ważna.
Zacznij od spisania tego, co powinieneś zrobić w ciągu dnia. Pamiętaj, że Twój organizm jest najbardziej efektywny w pierwszej połowie doby. Oznacza to, że wszystkie najcięższe zadania najlepiej realizować do południa. Ostatnie godziny w pracy zostaw sobie na wykonywanie lekkich czynności i przygotowanie się do następnego dnia.
Na rynku istnieje wiele narzędzi, które pomogą Ci lepiej zorganizować czas w pracy. Np. aplikacja Nozbe, zainspirowana zasadą „getting things done”, powstała, żeby uczyć ludzi działać skutecznie. Za narzędzia wspierające produktywność i ułatwiające pracę można uznać też asystentów GPT-s.
#3 Asertywność w pracy – naucz się mówić „nie”
Nie zawsze masz możliwość odmówienia wykonania jakiegoś zadania. Zwłaszcza jeśli zobowiązuje Cię do niego umowa lub zleca je przełożony, na którego opinii Ci zależy. Zasada „naucz się mówić nie” skierowana jest głównie do przedsiębiorców i tych, którzy pracują „na siebie” i „dla siebie”.
Jako biznesmen nie zawsze musisz przyjmować wszystkie zlecenia. Postaraj się oszacować, co Ci się bardziej opłaca, czy na pewno dasz radę wykonać wszystkie zobowiązania i czy praca nie odbije się negatywnie na Twoim życiu prywatnym. Pamiętaj, że wydajność jest związana także z Twoim samopoczuciem. Kiedy zmuszasz się do zadań, na które nie masz ochoty – automatycznie zniechęcasz się do pracy.
#4 Siła nawyku – zmień kluczowe zadania w nawyki i wydajność w pracy
Zmień swoje podstawowe zadania w codzienne nawyki, niezależnie od tego, jakie masz obowiązki w pracy. To właśnie rutyna mistrzów! Zastanów się, które czynności w pracy musisz wykonywać codziennie i stwórz z nich swoją rutynę − po prostu przyzwyczaj się do nich. Dzięki temu nigdy o nich nie zapomnisz, nawet jeśli będziesz zmęczony. Postaraj się też zapamiętać czas, w jakim wykonujesz daną czynność. Pozwoli Ci to na szybkie określenie, ile poświęcisz go na szereg „rytualnych czynności” w miejscu pracy.
Wypracowany nawyk pomoże Ci zaoszczędzić czas i sprawi, że Twoja praca będzie dokładna i dobrze wykonana. Dowód?
W 1996 roku Tony Dungy objął prowadzenie Tampa Bay Buccaneers, drużyny, która nie wygrała meczu na Zachodnim Wybrzeżu od ponad 16 lat. Jakim więc cudem Dungy, w ciągu 2 lat doprowadził Tampa Bay Buccaneers na podium NFL? Siłą nawyku!
Dungy wierzył, że kluczem do zwycięstwa, jest wykształcenie nawyku. Uważał on, że podstawowym błędem na boisku jest to, że zawodnicy tracą czas i energię na podejmowanie decyzji o następnym rozegraniu.
Jego zadaniem była zmiana strategicznych zagrywek w mimowolne reakcje. W ten sposób zawodnicy na boisku nie tracili nawet ułamka sekundy na proces decyzyjny. „Don’t think, just do!”. To właśnie te ułamki sekundy, decydowały nie raz o końcowym wyniku meczu.
Mistrzowie nie robią rzeczy niemożliwych ─ mówił Dungy. ─ Mistrzowie wykonują zwykłe czynności, ale robią to bez zastanowienia! Bo podążają za wyrobionym w sobie nawykiem. Są zbyt szybcy, żeby przeciwnicy mogli zareagować.
Tak właśnie Tony Dungy stał się prawdziwym #GameChangerem.
Zwiększ wydajność, automatyzuj procesy, osiągaj więcej.
Z Harbingers to możliwe!
Sprawdź naszą ofertę!
#5 Przerwy w pracy – znajdź chwilę dla siebie
W ciągu dnia postaraj się robić sobie krótkie przerwy, jeśli jest to możliwe. Wyjdź na świeże powietrze lub wypij dobrą herbatę. W Japonii pracodawcy dbają o wydajność swoich pracowników. Każdy ma obowiązek zrobienia sobie krótkiej przerwy w pracy na codzienne ćwiczenia. Ty też pamiętaj, że Twój organizm może pracować w jednym ciągu nie więcej niż 2 godziny.
Nie przesadzaj jednak z długością przerwy, będzie Ci trudno wrócić do przerwanych czynności. Nie spędzaj całego dnia przed komputerem. Jeśli to możliwe, niektóre czynności wykonaj manualnie, np. sporządź plan działań na następny dzień lub wykonaj telefony do klientów. Nawet w dobie sztucznej inteligencji, nieustannego siedzenia z telefonem w ręce – oderwanie oczu od niebieskiego światła i ekranu pozytywnie wpłynie na Twój mózg i produktywność.
#6 Praca zespołowa – poznaj swoją drużynę!
W pracy nie warto być indywidualistą. Dobrze jest poznać cechy charakteru, zainteresowania i umiejętności ludzi, z którymi pracujesz. Ułatwi Ci to pracę w grupie. Podtrzymywanie dobrych relacji, dzielenie się wiedzą z innymi, dobry kontakt z zespołem i przełożonym. To podstawa sukcesu w każdej firmie.
Relacje z innymi pomogą Ci, kiedy nie będziesz mieć trudności z samodzielnym wykonaniem powierzonych Ci zadań. Jeżeli dobrze znasz swój team, będziesz wiedział, do kogo zwrócić się z problemem, jeśli sam nie będziesz mógł go rozwiązać.
Wydajność w pracy to także zdanie sobie sprawy z tego, że możesz prosić o pomoc. Wprowadzenie zaledwie kilku subtelnych zmian do codziennej rutyny w pracy, może podnieść efektywność Twoją i całego zespołu.
#7 Automatyzuj swoją pracę, gdzie tylko możesz. To uwolni Twój czas
Odpowiednia organizacja czasu pracy, dyscyplina, wypracowanie rutyny, wsparcie zespołu – to wszystko wpływa na wydajność Twojej pracy oraz Twoją efektywność. Nie można jednak pominąć najważniejszej kwestii, przyczyniającej się do optymalizacji czasu na wykonywanych zadaniach – automatyzacji pracy. I chodzi nie tylko o to, żeby wykorzystywać Chat GPT.
Dzięki narzędziom dopalanym AI możesz z łatwością przekazać maszynom wykonanie rutynowych, powtarzających się zadań. Jak? Weźmy na tapet pracę specjalisty CM w agencji marketingowej. Zamiast wystawiać -dziesiąt czy nawet -set zleceń w ciągu miesiąca podwykonawcom, pracę tę możesz zautomatyzować. Niech tabelki, produkcję arkuszy i wysyłkę rutynowych, powtarzalnych i często bezdusznych maili pisze za Ciebie automat. W Harbingers w zadaniach tych zespół CM wspiera ContentHub.
Bardzo dobrą praktyką jest również zautomatyzowanie raportowania. W dziale SEO Harbingers to często powtarzające się zadanie zostało skrócone z kilku godzin do tylko kilku minut dziennie. Wydajność pracy można podnieść także, wykorzystując generatywną AI do tworzenia niektórych, zwłaszcza krótkich, treści – np. postów na social media, wiadomości do klienta czy nawet rutynowych maili. W Harbingers ręcznie tworzenie konspektów zastąpiło produkowanie ich za pomocą AI – to skróciło czas pracy zespołu o 50% na tym zadaniu.
A jak przestawić się na automatyzację?
- Przyswój wiedzę o AI i automatyzacji – aby dokonać zmiany, musisz posiąść wiedzę. Sięgaj do autorytatywnych źródeł w sieci dotyczących wykorzystania narzędzi AI i no-code w automatyzacji rutynowych zadań. Jeżeli lepiej przyswajasz wiedzę słuchając, zapisz się na szkolenie z zakresu AI, które pokaże Ci, jak nowoczesne technologie mogą zrewolucjonizować codzienną pracę – i to w każdej branży! Nie tylko w zakresie marketingu.
- Zrewiduj swój styl pracy – zacznij od dokładnego przyjrzenia się temu, jak wygląda praca Twoja czy całego Twojego zespołu. Każda zmiana powinna zaczynać się w końcu od audytu. Zwróć uwagę, które czynności mogłaby być tak naprawdę wykonane przez maszynę – są na tyle powtarzalne i rutynowe, że jeden skrypt poradzi sobie z realizacją nawet bez ingerencji człowieka.
- Zacznij wdrażać zmiany w swoim środowisku – zostań liderem zmian w swoim zespole. Pamiętaj, że wprowadzenie automatyzacyjnych rozwiązań to przede wszystkim wyrwa w pewnej rutynie. Daj teamowi czas na przyzwyczajenie się do nowych rozwiązań i wypracowanie nawyków z wykorzystaniem nowych narzędzi. Edukuj, wspieraj, słuchaj i nie oceniaj, ale wyciągaj wnioski.
Zobacz, jak wyglądał proces wdrażania automatyzacyjnych rozwiązań w Harbingers: AI czyli tajna broń Harbingers do ekstremalnej efektywności.
O automatyzacji warto zapamiętać jedno: ma ona uwolnić Twój czas. Oddaj wszystkie obciążające, mozolne zadania maszynom. A Ty skup się na myśleniu strategicznym oraz kreatywnych pomysłach na rozwój biznesu!
Podsumowanie
Jak ponieść efektywność swojej pracy? Zacznij wdrażać te 7 dobrych praktyk, jak wydajnie pracować. Wniosek z tego opracowania nasuwa się jeden: aby być bardziej produktywnym, musisz mieć więcej przestrzeni w swoim grafiku. Szanuj czas pracy swój i innych i nie obawiaj się asertywnie odmawiać wykonywania zadań, które są ponad Twoje moce przerobowe.
Nie bój się prosić o pomoc i zostań graczem zespołowym. Rób przerwy, odpoczywaj, odciążaj swój umysł, automatyzując mozolne i rutynowe zadania.
Jak mówi Małgorzata Pawłowska, Pełnomocnik Zarządun Harbingers: „Use AI, but know when to HUMAN!”.
Graj według nowych reguł i zostań mistrzem w swoim fachu.
Zostań #GameChangerem.
Co to jest wydajność w pracy?
Wydajność w pracy oznacza stosunek ilości wykonanej pracy do wykorzystanych zasobów, takich jak czas, energia, czy liczba osób zaangażowanych w zadanie. To liczbowy wskaźnik efektywności pracy.
Jak zwiększyć swoją efektywność pracy?
Oto najlepsze praktyki, które warto wdrożyć:
- Wykorzystuj swoje talenty – Skup się na rozwijaniu swoich mocnych stron i pracuj mądrzej, nie ciężej.
- Organizacja czasu pracy – Planuj dzień, zaczynając od trudniejszych zadań w godzinach największej produktywności.
- Naucz się mówić „nie” – Bądź asertywny i podejmuj się tylko tych zadań, które są realne do wykonania w określonym czasie.
- Rutyna mistrzów – Zamień powtarzalne obowiązki w nawyki, co pozwoli Ci działać efektywniej.
- Rób przerwy – Regularny odpoczynek zwiększa koncentrację i kreatywność.
- Pracuj zespołowo – Zadbaj o relacje z innymi i korzystaj z ich wsparcia w trudnych sytuacjach.
- Automatyzuj powtarzalne zadania – Wykorzystuj sztuczną inteligencję i narzędzia automatyzujące, aby uwolnić czas na strategiczne myślenie.
Jak nawyki wpływają na wydajność pracy?
Rutyna pozwala na automatyzację codziennych działań, dzięki czemu oszczędzasz czas i energię. Przykładem jest drużyna Tampa Bay Buccaneers, która dzięki wyrobieniu nawyków osiągnęła sukces w NFL.
