Jak zarządzać projektem contentowym na dwa miliony znaków miesięcznie?

Codzienna praca specjalisty content marketingu wymaga umiejętności dobrego zarządzania – projektami, czasem i zasobami. Prowadzenie współprac z wieloma Partnerami jednocześnie to nasza specjalność. Oczywiście łatwiej jest, jeśli są to małe projekty. A co, kiedy masz zarządzać bardzo dużym projektem contentowym, w którym liczbę napisanych znaków ze spacjami liczy się w milionach?

Małe wyjaśnienie: w content marketingu często wielkość projektów liczy się przez ilość prowadzonych zadań (m.in. realizacja strategii, tworzenie opisów kategorii czy produktów), ale też długość tekstów, którą mierzy się liczbą znaków ze spacjami.

Poukładanie i prowadzenie projektu na tak dużą skalę może wydawać się skomplikowane, ale da się to zrobić, jeśli pamięta się o kilku rzeczach. Oto nasze taktyki, które wykorzystujemy w codziennej pracy.

Jak prowadzić projekt? Taktyka 1: tworzenie zespołu i delegowanie zadań

To absolutna podstawa project managmentu. Masz wykonać teksty na 2 miliony znaków w miesiąc? Dobrze, więc zorganizuj zespół, który się tym zajmie i zrobi to na wysokim poziomie. W Harbingers do tak dużych projektów angażujemy całe zespoły redaktorów i korektorów, którzy pracują symultanicznie. Redaktorzy zajmują się tworzeniem treści, a korektorzy sprawdzają ich poprawność. Do nas, specjalistów, należy cały project management i ostateczna weryfikacja tekstów.

Co daje takie rozwiązanie? Przede wszystkim dzięki temu jesteś w stanie stworzyć dużo treści w krótkim czasie. My zauważyliśmy, że bez problemu tworzymy na przykład 100 opisów produktów w tylko dwa dni!

Co jeszcze? Deleguj zadania, których nie musisz koniecznie Ty wykonywać, dzięki temu oszczędzasz swój czas. Możesz go dzięki temu przeznaczyć na rozwój projektu, zastanowienie się co dalej, stawianie następnych celów.

Zarządzanie projektami. Taktyka 2: rekrutacja odpowiednich osób

Ta taktyka wynika bezpośrednio z poprzedniego punktu. Tworzenie zespołu jest jak układanie trybików w machinie. By wszystko dobrze działało, musisz wybrać odpowiednie osoby. Ważne są nie tylko kompetencje językowe czy merytoryczne. Pamiętaj też o innych umiejętnościach – czy są skrupulatni, można na nich polegać w kwestii terminowości, potrafią dawać i przyjmować feedback, a potem wprowadzać go w życie?

W Harbingers w początkowej fazie każdego projektu organizujemy rekrutację do zespołu, by znaleźć najlepiej dopasowane osoby. Sprawdzamy je pod wieloma kwestiami. Koniec ery precli i tekstów SEO za 2 złote, które są naszpikowane frazami kluczowymi, ale nie mają żadnej wartości merytorycznej.

Jeśli zastanawiasz się, jak zarządzać projektem, pamiętaj, że po rekrutacji ważne jest odpowiednie przeszkolenie wyłonionych osób. My w tym celu organizujemy webinar, na którym opowiadamy o szczegółach współpracy – jak nasza machina będzie funkcjonować. Ważne, żeby webinar zapisać, by w późniejszym czasie móc go udostępnić innym osobom.

Skuteczne prowadzenie projektów. Taktyka 3: tworzenie harmonogramu pracy

Rozpoczynasz pracę nad projektem? Rozpisz wszystkie zadania, które należy wykonać. Zmieść to w ramach czasowych. Dobrym trikiem jest założenie, że poszczególne zadania zajmą Ci więcej czasu. Dzięki temu w razie problemów masz zapas i pozostajesz spokojny.

Jeśli już zebrałeś wszystkie zadania, stwórz z nich powtarzalny harmonogram – taki, którego nie będziesz musiał tworzyć od nowa w każdym miesiącu, ale go jedynie dostosujesz. Stwórz schemat pracy i wytyczne dla Twojego zespołu, które będą niezmienne przez dłuższy czas. Dzięki temu, jeśli ktoś nowy dołączy do projektu, w łatwy sposób go wdrożysz – nie będziesz tłumaczył wszystkiego od początku.

Jak zarządzać projektem? Taktyka 4: narzędzia do zarządzania zadaniami

Musisz wiedzieć wszystko. Ogarniać projekt w najmniejszych szczegółach. I choćbyś miał pamięć fotograficzną, nie zapamiętasz wszystkiego, dlatego ważne, żeby posiłkować się narzędziami do zarządzania projektami. U nas jest to Asana. Nie tylko pozwala na uporządkowanie poszczególnych tasków, informacji i terminów. Porządkuje pracę całego zespołu. Organizujesz harmonogram działań na cały miesiąc i od razu wiesz, kiedy co musi się wydarzyć. Możesz przydzielać do zadań inne osoby i na bieżąco śledzić stopień ich wykonania.

Co więcej, dzięki takiemu narzędziu nie jesteś niezastąpiony. Jeśli planujesz urlop lub nie daj Boże zachorujesz, inne osoby mają wgląd w projekt i mogą się nim zająć.

Prowadzenie projektu. Taktyka 5: optymalizacja pracy

Kojarzysz taką sytuację, że banalne zadanie zajmuje Ci kilka godzin, bo na przykład przeklikujesz się przez plik excel, który ma kilka tysięcy wierszy? Ważne, żebyś szukał nowych rozwiązań, które ułatwią i przyspieszą Twoją pracę. Znajdź w sobie duszę detektywa. Uwierz mi – jeśli coś jest czasochłonne, ale strasznie banalne, to z pewnością już ktoś znalazł sposób na szybsze zrobienie tego. Automatyzuj, co możesz. Czasem wystarczy dobrze poszukać w Internecie.

My cały czas sprawdzamy nowe rozwiązania. Ciekawostka: w tym roku zorganizowaliśmy firmową grywalizację #ProcessBooster, podczas której zgłaszaliśmy swoje sposoby/procesy przyspieszające pracę. Efekt? W 3 miesiące stworzyliśmy 60 boosterów, które pozwoliły nam na zaoszczędzenie 155 godzin pracy!

Jak prowadzić projekt? Taktyka 6: otwarta i szybka komunikacja

Czy zarządzanie projektami jest bezproblemowe? Wszystko zawsze idzie zgodnie z planem i nie ma żadnej nieprzewidzianej sytuacji? Chciałabym, ale wszyscy dobrze wiemy, że rzeczywistość tak nie wygląda. Wyzwania zawsze się pojawiają. Ważne jest jednak, by umieć sobie z nimi radzić.

Komunikuj się otwarcie i szybko. Mów prosto i wymagaj, ale stwórz też przestrzeń do dyskusji. Nie bądź niedostępny. We współpracy z zespołem redaktorów przy dużych projektach ważna jest szybka reakcja. Nie twórz barier komunikacyjnych. Od razu odpowiadaj na pytania czy wątpliwości – takie małe sprawy często decydują o ostatecznym czasie realizacji projektu.

Miej dobre relacje z zespołem, motywuj i dawaj feedback. Jeśli ktoś nie wykonuje swojego zadania na odpowiednim poziomie, popełnia błędy, komunikuj to. Poinformuj o konsekwencjach, ale dawaj szanse – to konieczna przestrzeń do nauki, którą każdy powinien mieć. Dopiero jeśli po określonym czasie sytuacja nie zmieni się – zrezygnuj ze współpracy. To uczciwe rozwiązanie.

Już wiesz, jak u nas wygląda praca nad projektami. Czujesz, że odnajdziesz się w Harbingers? Napisz do nas, pogadajmy?