5 korzyści wynikających ze współpracy z firmą outsourcingową w e-commerce

Prawie 100 lat temu Henry Ford powiedział:

„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

Koncepcja outsourcingu jest znacznie młodsza niż samo zjawisko. Outsourcing jako taki wszedł na stałe do kanonu biznesowego pod koniec lat 70 ubiegłego wieku. Outsourcing informatyczny, outsourcing pracowniczy i różne inne rodzaje outsourcingu przychodzą z pomocą firmom, które pragną się rozwijać. Są doskonałą opcją dla tych przedsiębiorstw, które nie chcą inwestować w obszary, które nie są ich mocną stroną. Dowiedz się o nim więcej!

Czym jest outsourcing?

Outside resource using, czyli wykorzystanie zasobów zewnętrznych – to właśnie od tych słów (a właściwie skrótu utworzonego od nich) pochodzi nazwa outsourcingu. Jest to również dosyć dokładna definicja tego, czym jest to zjawisko.

Jako praktyka biznesowa outsourcing to zlecanie zewnętrznym podmiotom pieczy nad poszczególnymi zadaniami, projektami lub obszarami działalności firmy. Robi się to zamiast zatrudniania nowych pracowników bądź przypisywania zadań członkom teamów. Outsourcing jest jednym z popularniejszych sposobów na obniżenie kosztów i podnoszenie jakości działań, w których firma nie ma zbyt dużego doświadczenia.

Outsourcing może obejmować działania w przeróżnych dziedzinach. Według artykułu opublikowanego we wrześniu 2020 roku przez serwis Launch, 10 najpopularniejszych obszarów outsourcingowanych przez podmioty na rynku obejmuje:

• wirtualnych asystentów,
• projektowanie graficzne,
• tworzenie aplikacji i serwisów,
• produkcję,
• księgowość i podatki,
• działania prawne,
• marketing,
• SEO,
• obsługę klienta,
• tworzenie treści.

Tym, co wyróżnia outsourcing, są stosunkowo niskie koszty, zwłaszcza w porównaniu z kosztami wyszkolenia pracowników bądź stworzenia nowego etatu. Outsourcing to też wysoka jakość usług. Z reguły w ten sposób zleca się zadania podmiotom o dużym doświadczeniu w danej dziedzinie.

Rodzaje outsourcingu

Firmy ousourcingowe proponują rozmaite rodzaje usług. Na podstawie ich ofert można wyróżnić różne rodzaje outsourcingu. Za Laurą Holton podajemy najważniejsze z nich.

Professional outsourcing

W tej kategorii znajdują się usługi profesjonalistów. Wiele z tych działań wymaga wieloletniego szkolenia, czasem nawet licencji bądź specjalnego pozwolenia. W tej kategorii będą znajdować się na przykład:

• księgowość,
• administracja,
• usługi prawne itd.

To bardzo dobre rozwiązanie dla młodych przedsiębiorstw, które potrzebują doraźnej pomocy — na przykład podczas wchodzenia na rynek. Professional outsourcing przypomina troszeczkę szwedzki stół. Podejmując współpracę z danym podmiotem, wybierasz tylko te usługi, których potrzebujesz.

Multi-sourcing

Niektóre firmy outsourcingowe proponują mieszane usługi. Może to być na przykład outsourcing informatyczny połączony z innymi usługami, na przykład analitycznymi lub marketingowymi. Może to być również outsourcing księgowości połączony z outsourcingiem procesowym.

Tego typu outsourcing nie skupia się już tylko na wykonaniu pojedynczej usługi. Chodzi raczej o realizację konkretnego celu. Wymaga on dobrej znajomości strategii firmy i precyzyjnego określenia celów. Dzięki temu zewnętrzne podmioty będą mogły realizować dla Ciebie część tej strategii.

Outsourcing informatyczny

To jedna z popularniejszych opcji. Umowa outsourcingowa z firmą oferującą takie usługi zapewni Ci obsługę w zakresie IT. Może ona obejmować kompleksowe działania bądź zaspokajać tylko określone potrzeby w tym zakresie. Jest to dobry i niedrogi sposób na korzystanie z usług takich jak bezpieczeństwo informatyczne, aktualizacja oprogramowania i licencji, zarządzanie sieciami, administracja systemów informatycznych i tak dalej.

Process-specific outsourcing

Umowa outsourcingowa przy tym typie zlecenia zadań na zewnątrz dotyczy z reguły wykonania specjalistycznej usługi. Często jest to usługa niszowa. Najczęściej mówi się o trzech rodzajach outsourcingu w tym kontekście.

Pierwszy z nich dotyczy procesu wiedzy i skupia się na ulepszaniu produktów i usług dzięki analizie. Może to być na przykład audyt lub zlecenie szeroko zakrojonej analizy prowadzonych działań.

Drugi temat to outsourcing procesów prawnych, który dotyczy badania zgodności z przepisami prawnymi, sporów sądowych, oraz innych działań w tym obszarze.

Trzeci typ to outsourcingu procesu rekrutacji, czyli mówiąc prościej – zlecenie komuś rekrutacji kandydatów, którzy będą spełniali określone wymagania.

Outsourcing procesów biznesowych

To jeden z najczęstszych rodzajów outsourcingu. Dotyczy on codziennych — prostych lub bardziej skomplikowanych — działań biznesowych, które zachodzą w firmie. Może to być na przykład outsourcing księgowości, administracji, obsługi klienta i tak dalej.

Outsourcing produkcji

To ogromna oszczędność dla firm i często jedyna szansa dla małych biznesów, aby konkurować z gigantami rynkowymi. Firmy bardzo często zlecają produkcję oferowany dóbr bądź ich komponentów na zewnątrz. Robi to na przykład Apple, aby obniżyć koszty wynajmu fabryki czy pracowników. Robią to również setki gwiazd, które oferują autorskie kolekcje ubrań i akcesoriów.

Outsourcing pracowniczy

Polega na „leasingowaniu” wykwalifikowanych pracowników przez zewnętrzne podmioty. W tej kategorii znajdzie się na przykład podesłanie ekipy wykończeniowej przez agencję pracy tymczasowej.

Outsourcing projektów

Kiedy firma ma projekt, z którym nie jest w stanie sobie poradzić wewnętrznymi zasobami bądź po prostu nie chce się tym zajmować, może zawsze zlecić jego realizację na zewnątrz. Umowa w tym przypadku może dotyczyć projektu marketingowego, działań IT czy tworzenia treści.

Outsourcing operacyjny

Jest dokładnie tym, co sugeruje jego nazwa. Outsourcing operacyjny jest szczególnie popularny w przemyśle wytwórczym. Obejmuje między innymi konserwację sprzętu i jego naprawy, ale może to być także np. obsługa łańcucha dostaw.

Outsourcing lokalny

Jeśli firmy outsourcingowe, z którymi podejmujesz współpracę, mają siedzibę w tym samym kraju co Ty, wtedy mamy do czynienia z outsourcingiem lokalnym.

Outsourcing zagraniczny — offshore

Umowa outsourcingowa tego typu zawierana jest pomiędzy podmiotem krajowym a firmą, która świadczy dane usługi w dowolnym miejscu na świecie. Jest to popularny sposób na oszczędzanie kosztów i materiałów. Przykładem może być zlecenie produkcji bądź obsługi klienta w innym kraju.

Outsourcing zagraniczny — nearshore

Outsourcing nearshore to również outsourcing zagraniczny, jednak jest to współpraca z podmiotami, które mają siedziby nieco bliżej danego kraju i znajdują się w podobnym kręgu kulturowym. Łączy on zalety outsourcingu lokalnego i offshore’u. Pozwala wyeliminować różnice wynikające z tła kulturowego czy długi czas realizacji pewnych usług i dostaw.

Przeczytaj również: Public affairs, czyli po co i jak komunikować się z władzami publicznymi w biznesie

Jak i kiedy nawiązać współpracę z firmą z zewnątrz?

Outside resource using kusi niejednego. Czy są jednak jakieś reguły mówiąc mówiące o tym, kiedy warto wynająć firmę outsourcingową?

Przede wszystkim warto się zastanowić nad kosztami. Prosta kalkulacja pokazuje różnice w kosztach wykonania danego zadania samodzielnie bądź podpisania umowy outsourcingowej i jej realizacji. To całkiem niezły początek procesu decyzyjnego. Zawsze warto zadać sobie pytanie, czy lepiej prowadzić np. długotrwały i kosztowny proces rekrutacyjny połączony z wdrożeniem i onboardingiem nowego pracownika, czy lepiej zastosować na przykład w outsourcing pracowniczy.

Drugą kwestią jest jakość usług. Może się tak okazać, że osoba decyzyjna stwierdzi: „Nie ma szans, nie będziemy dawać zarobić zewnętrznym podmiotom. Zrobimy to sami!”. W tym miejscu warto zadać sobie pytanie, czy jakość wykonania zadania wewnętrznym sumptem będzie równie wysoka i zadowalająca jak jakość usługi profesjonalisty? Bardzo często upór w tej kwestii może skutkować późniejszym outsourcingiem procesowym, czyli zleceniem zakończenia zadania firmie outsourcingowej.

Może się również okazać, że konkretne zadanie wymaga kompetencji potwierdzonych certyfikatem. I tu znowu pojawia się kwestia zarówno kosztów, jak i innych zasobów. Firma nie zawsze musi mieć na pokładzie osobę uprawnioną do przybicia konkretnej pieczątki. Tutaj z pomocą przychodzi outsourcing. Zamiast szkolić pracownika i płacić za drogie kursy na jednorazowe wykorzystanie danej umiejętności, czasem łatwiej i taniej jest po prostu skorzystać z usług profesjonalisty.

Nawiązując współpracę z firmą zewnętrzną, warto pamiętać o sprawdzeniu jej referencji i opinii o niej. Często firmy outsourcingowe starają się obniżać koszty, żeby być bardziej konkurencyjnym. Obniżanie kosztów odbywa się niestety kosztem jakości usług. Dlatego też dobrze jest prześwietlić potencjalnego partnera. Pomogą historie sukcesu jego klientów i opinie osób, które współpracują z tym podmiotem długoterminowo.

5 korzyści ze współpracy z firmą outsourcingową w e-commerce

Różne rodzaje outsourcingu przynoszą wiele korzyści firmom e-commerce. Oto subiektywny przegląd najważniejszych z nich.

1. Redukcja kosztów

Outsourcing pracowniczy, outsourcing księgowości, outsourcing IT i tak dalej pozwalają znacząco obniżyć koszty wewnątrz przedsiębiorstwa. Niejednokrotnie firmy świadczące usługi outsourcingowe mają wypracowane przez wiele lat know-how, a ich relacje biznesowe pozwalają na znacznie tańsze wykonanie pewnych usług bądź produkcję niektórych produktów.

Dotyczy to także kosztów pracowniczych, ponieważ zatrudnianie na pełen etat profesjonalisty przynosi ze sobą często ogromne koszty. Natomiast jeżeli korzysta się jedynie z części jego czasu pracy i płaci firmie outsourcingowej, która go zatrudnia, można skorzystać z jego umiejętności bez płacenia ogromnych kwot.

Outsourcing pozwala również ograniczyć koszty związane z wynajmem dużych przestrzeni, fabryk czy zatrudnianiem kolejnych osób (np. do działu HR) na etat.

2. Możliwość skupienia się na kluczowych zadaniach

Często bywa tak, że firmy są bardzo dobre w jednym obszarze działania, ale nie do końca radzą sobie w innych. Na przykład fantastyczna agencja kreatywna nie musi być równie fantastyczna w księgowości – wystarczy, że dobrze robi swoją robotę. Firma outsourcingowa zaopiekuje się w tym czasie ich finansami i podatkami. Dzięki zlecaniu pewnych zadań na zewnątrz, firmy mogą spokojnie zająć się udoskonalaniem tego, w czym są najlepsze.

3. Wzrost przedsiębiorstwa

Z poprzednim punktem wiąże się również kolejna zaleta outsourcingu. Jest to możliwość skupienia się na wzroście i rozwijaniu biznesu. Dzięki outsourcingowi firma nie musi lokować dużej ilości środków, uwagi i energii w zadaniach, które pochłaniają ich bardzo dużo i nie są obszarem zainteresowania przedsiębiorstwa. Dzięki temu dany podmiot może się skupić na rozwijaniu kompetencji, które ubogacają jej ofertę.

4. Wzrost skuteczności

Z outsourcingiem jest troszeczkę jak z partnerstwem. Nie każdy musi znać się na wszystkim, ale dobrze dobrani partnerzy są w stanie uzupełniać się nawzajem i wspierać swój wzrost.

Na przykład dzięki temu, że  jeden podmiot jest doskonały w organizacji i egzekwowaniu wykonywania zadań, a drugi świetnie te zadania wykonuje, jest niesamowicie kreatywny i niekoniecznie chce się zajmować dodatkowo myśleniem o sprawach technicznych, powstaje duet, który jest nie do zatrzymania. Podniesienie jakości usług i zatrudnienie profesjonalistów – chociażby właśnie przez outsourcing – pozwala znacznie podnieść jakość usług oferowanych przez firmę.

5. Lepsza kontrola nad działaniami operacyjnymi

Wzrost kosztów operacyjnych, a także obecność działów, w których zarządzanie nie jest najmocniejszym atutem, to wyraźne sygnały, które powinny skłonić przedsiębiorstwo do rozważenia outsourcingu. Często zewnętrzny podmiot może zdjąć z ramion przeciążonego działu część odpowiedzialności i część zadań. Tym samym pozwala zwolnić ich zasoby na to, żeby wykonywały te zadania, które są w stanie zrobić najlepiej (ponieważ posiadają know-how firmy).

Sprawdź również: Jak wykorzystać social media w komunikacji i sprzedaży B2B?

Prowadź dochodowy biznes, współpracując z najlepszymi specjalistami

Wbrew obiegowej opinii, outsourcing nie jest porażką w zarządzaniu własną firmą. Wręcz przeciwnie! Może być wyrazem mądrego zarządzania wewnętrznymi zasobami i korzystania z tego, co jest dostępne na rynku. Dobór odpowiednich partnerów outsourcingowych – czy będzie ta outsourcing informatyczny, outsourcing pracowniczy, outsourcing marketingowy czy outsourcing księgowości – pozwala firmie znaleźć oszczędności.

Outsourcing daje szansę znacząco podnieść jakość świadczonych usług. To świetny pomysł zarówno dla młodych, rozwijających się przedsiębiorstw i startupów, jak i dla firm o ustalonej pozycji, które chcą się dalej rozwijać bądź znaleźć oszczędności.

A Ty co sądzisz o outsourcingu? Porozmawiajmy!

Poczytaj również: Koncepcje zarządzania