Delegowanie zadań w praktyce – sprawdź, jak robić to efektywnie

Często ludzie na wyższych stanowiskach uważają, że większość zadań potrafią zrobić sami. Co więcej, z pewnością zrobią to najlepiej, lecz jest to bardzo zdradliwy pogląd. jako lider szybko zorientujesz się, że doba to za mało, aby załatwić wszystkie sprawy. Delegowanie zadań to umiejętność, której z pewnością trzeba się nauczyć. Podstawą potrzebną do zlecania obowiązków są zaufani ludzie, którym nie będziesz się bał powierzyć wybranych zagadnień. Jest także kilka innych rzeczy, o których musisz pamiętać. Jakich?

Ważne jest to, by na początku zdecydować, co możesz powierzyć innym ludziom. Dobierz poziom trudności zadań do umiejętności pracowników. Musisz także dać pracownikom pewną dawkę swobody – to wzmocni ich zaangażowanie i usprawni pracę. Instruuj w sposób prosty, a zarazem precyzyjny, a po wykonaniu zadania nie zapomnij ocenić pracowników. Zakomunikuj, co Ci się podoba i daj wskazówki, co mogłoby być wykonane lepiej. Jeśli zastanawiasz się, jak to zrobić, zajrzyj do artykułu Co to jest feedback i jak go udzielać? – umieściliśmy tam najważniejsze wskazówki dotyczące feedbacku dla pracowników.

Jak powinno wyglądać delegowanie zadań?

Pamiętaj, że delegowanie zadań ma Ci ułatwić pracę i odciąży. Możesz kontrolować postępy zespołu, jednak nie odbieraj im pracy i pozwól działać w miarę możliwości swobodnie. Zadbaj, by dokładnie poinformować pracowników o szczegółach zadania, jakie mają wykonać.

Zdecyduj, co możesz oddelegować

Przede wszystkim musisz ocenić to, jakie obszary działań będzie Ci na początku najłatwiej oddać w ręce podwładnych. Proste zadania, które zajmują sporo czasu, spokojnie możesz zlecić komuś innemu. Tutaj zaliczają się takie czynności jak przepisywanie danych do komputera, proste wyliczenia czy nieskomplikowane sprawy techniczne.

Kolejnym etapem jest przekazanie czynności, które wymagają podejmowania mniej lub bardziej odpowiedzialnych decyzji. W tej roli nie każdy pracownik się sprawdzi. Po Twojej stronie leży znalezienie odpowiedniej osoby, która podoła powierzonym obowiązkom.

Wybierz osobę, która według Ciebie najlepiej wykona zadanie

Zacznij od przyjrzenia się członkom Twojego zespołu. Mniej odpowiedzialne, techniczne zadania przydziel ludziom o najmniejszym doświadczeniu. Unikaj wrzucania ludzi na głęboką wodę. Powierzenie zbyt odpowiedzialnego zadania komuś, kto nie ma wymaganych kompetencji lub nie odbył stosownych szkoleń, może skończyć się kompletną katastrofą. Takie zachowanie najczęściej prowadzi do niepotrzebnego stresu, napięć i pomyłek.

Jeśli wychwycisz kogoś, kto ma zdolności przywódcze i nie boi się podejmowania decyzji, możesz spróbować przekazać mu bardziej odpowiedzialne obowiązki. Najlepiej wprowadzać taką osobę w tajniki wiedzy stopniowo. Zacznij od zlecania małych zadań, które stopniowo będą się przeradzały, w co raz to większe projekty.

Może się zdarzyć, że nie znajdziesz w swoim zespole człowieka, który dysponuje odpowiednimi umiejętnościami. W takim wypadku nie czekaj, tylko zrekrutuj nową osobę. Możesz także znaleźć specjalistę, który ma własną firmę i wykonuje niszowe usługi w zakresie, który akurat jest dla Ciebie przydatny. W ten sposób nie tylko zadania będą wykonane na wysokim poziomie, ale także poznasz nowe rozwiązania – takie, których jeszcze w Twojej firmie nie wprowadzono.

Pamiętaj, że zrobione jest lepsze od doskonałego

Ktoś, kto nie jest Tobą, nie zrobi wszystkiego tak, jak Ty byś to zrobił. Nie znaczy jednak, że zrobi to gorzej. Często przekazanie obowiązków daje nam możliwość nowego, świeżego spojrzenie na daną sprawę. Albert Einstein powiedział:

Wszyscy wiedzą, że czegoś nie da się zrobić, aż znajdzie się taki jeden, który nie wie, że się nie da, i on to robi.

A co, jeśli wykonane zadanie nie jest na najlepszym poziomie? Koniecznie porozmawiaj o tym z pracownikiem o tym, co może poprawić. Pamiętaj także, aby pochwalić mocne strony. W ten sposób osoba odpowiedzialna za zadanie będzie czuła się doceniona i zmotywowana do samodoskonalenia. Nie zapominaj o tym, aby rozmowa wiązała się z konstruktywną krytyką, a nie była tylko wytykaniem błędów.

Przeczytaj także: Świadome przywództwo – jedna rzecz, która zmienia wszystko

Przekaż szczegóły dotyczące zadania i wyjaśnij jego sens

Jak delegować zadania? Postaraj się w zwięzłych słowach ująć to, co najważniejsze. Musisz przekazać pracownikom komplet potrzebnych informacji. Jasno nakreśl wizję, do której muszą dążyć, ale nie narzucaj metody, jaką powinni osiągnąć dany cel. Wyjaśnij, dlaczego powierzane im zadanie jest przydatne. Jest to ważny aspekt, ponieważ lepiej się pracuje, wiedząc, po co się coś robi. Konsultuj swoje pomysły z zespołem. Biorąc pod uwagę zdanie innych, zyskujesz ich zaangażowanie.

Przydatnym narzędziem do pełnego i jasnego określania celów jest metoda SMART. Warto o niej poczytać, jeśli do tej pory nie wiedziałeś o jej istnieniu. Innym sposobem na proste przekazywanie informacji są wypunktowane listy, w których dajesz dokładne instrukcje dotyczące zadania. Po przekazaniu instrukcji upewnij się, że Twój komunikat został zrozumiany. Poproś pracownika, aby swoimi słowami opisał Ci, jak planuje wykonać zadanie.

Deleguj zadania, a nie metody ich wykonania

Pamiętaj, że zależy Ci na osiągnięciu danego celu, a nie metodzie, jaką ma zostać osiągnięty. Decydując się na delegowanie zadań, musisz zaufać swoim pracownikom. Jeśli ludzie będą mieli wolną rękę w kwestii wyboru metody prowadzącej do celu, wszystko zapewne pójdzie dużo sprawniej. Każdy ma wypracowany swój indywidualny styl pracy. Ważne jest, aby cel został osiągnięty. Ty, jako przywódca, dbaj jedynie o to, czy plan został zrealizowany. Możesz także się umówić, że cyklicznie będziesz sprawdzał postępy prac, aby pracownicy nie zostawiali wszystkiego na ostatnią chwilę.

Pamiętaj o feedbacku

Feedback to nieodłączne podsumowanie wykonanego zadania – jest bardzo ważnym elementem dobrej i długotrwałej współpracy. Jak powinien być skonstruowany? Przede wszystkim bądź konkretny. Jasno powiedz, co Ci się podoba, a co wymaga poprawy. Pamiętaj, aby Twoja opinia była kulturalna i rzeczowa. Przekaż ewentualne pomysły, na lepsze wykonanie zadania w przyszłości.

Jakie korzyści przynosi delegowanie zadań?

Korzyści z delegowania zadań są obustronne. Osoby, które otrzymują zadanie do wykonania, zyskują możliwość wykazania się, co zwiększa ich szanse na awans. Ty jako przełożony dostajesz także informację, jak zdolni są Twoi pracownicy. Polepszysz także komunikację w firmie i zyskasz zaufanie. Pracownicy, dostając bardziej odpowiedzialne zadania, będą się czuli docenieni i bardziej zaangażują się w sprawy firmy.

Zlecenie obowiązków pozwoli Ci zyskać świeże spojrzenie na niektóre sprawy. Będziesz mógł poznać inne punkty widzenia i przyjrzeć się z boku zadaniom, które do tej pory należały do Ciebie.

Zyskasz także więcej czasu, aby zająć się sprawami naprawdę ważnymi. Zbyt dużo zadań na głowie to nic dobrego. Szybko dopadnie Cię zmęczenie i utoniesz w nawale obowiązków. A to szybko doprowadzi do wyczerpania i frustracji. Dąż do tego, aby zminimalizować poziom stresu i ryzyko wypalenia zawodowego.

Zobacz również: Jak monitorować czas pracy pracownika? Sprawdź nasze doświadczenia!

Deleguj zadania, by skupić się na tym, co robisz najlepiej

Przekazywanie obowiązków to nic złego, wręcz przeciwnie – ma wiele zalet. Strach przed oddaniem odpowiedzialności komuś innemu ogranicza wielu przedsiębiorców, a przez to ich biznesy nie mogą w pełni rozwinąć skrzydeł. Delegowanie obowiązków to po prostu kolejny krok w rozbudowie firmy, który korzystnie wpływa na jej rozwój. Nie warto czekać z nim w nieskończoność.

Jeśli masz obawy i nie jesteś pewien umiejętności swoich pracowników, zacznij od wprowadzania zmian stopniowo. Pamiętaj także, że dobrym pomysłem może okazać się zatrudnienie nowego, wykwalifikowanego pracownika.

Jeśli chcesz zyskać czas na zajęcie się sprawami, które są naprawdę istotne, nie czekaj i deleguj zadania!