Maja Kowalska 04-08-2020 Porady

Jak monitorować czas pracy pracownika? Sprawdź nasze doświadczenia!

Każdy team leader, HR-owiec i CEO marzy, żeby czas pracy pracownika był optymalnie wykorzystany. Ileż to razy łapaliście się za głowę, widząc, ile tego czasu bezpowrotnie znika na spotkaniach i powtarzalnych czynnościach? Z pomocą przychodzą narzędzia do monitoringu czasu pracy. Jak je wprowadzić i mądrze z nich korzystać?

Jakie są korzyści z monitorowania czasu pracy pracownika?

Niezależnie od tego, jak kojarzy ci się ewidencja czasu pracy pracownika, wiedz, że niesie ona ze sobą liczne korzyści. I nie mówię tu bynajmniej o „zagonieniu niektórych do biurek”, bo nie o to chodzi. Tak naprawdę wdrożenie takiego narzędzia pomaga lepiej zrozumieć procesy działające w organizacji, wyłonić potencjalnych liderów, zoptymalizować workflow, ale też zaleźć klientów, którzy mają dla firmy największą wartość.

Ale, ale… Ja tu tak ogólnie, a ty, drogi czytelniku, przychodzisz po konkrety. Zapraszam zatem na dział mięsny. Jakie konkretnie korzyści przynosi monitorowanie czasu pracowników?

Można znaleźć dzięki temu nierentowne projekty

Czas pracy pracownika to najcenniejszy zasób, jakim dysponuje wasza firma. Zgodzisz się, chyba że ukierunkowanie go na projekty, które w efekcie nie przynoszą nawet tyle zysku, żeby pokryć koszt roboczogodzin twoich specjalistów, to trochę skórka za wyprawkę. Zdarza się, że klient kupuje pakiet usług Basic, a wymaga obsługi Premium. Ciągle coś zmienia, a na koniec miesiąca wykłóca się o wysokość faktury.

Włączając narzędzie do monitorowania czasu pracy, masz czarno na białym w raporcie — ile czasu, który pracownik poświęcił na pracę przy danym projekcie. Wiedząc, ile kosztuje godzina ich pracy, możesz łatwo wyliczyć, czy projekt na siebie zarobił w danym miesiącu. Jeśli nie, możesz podjąć odpowiednie działania, które będą miały na celu zarówno ochronę pracowników, jak i podniesienie rentowności danego projektu.

Można sprawdzić, którzy klienci przynoszą najwięcej zysku w stosunku do poświęconego czasu

Skoro już jesteśmy przy klientach, warto też wspomnieć, że monitoring czasu pracy daje ci wgląd w to, którzy z nich przynoszą największy zysk w stosunku do czasu poświęcanego na ich obsługę. Warto znać takie dane i to z kilku powodów.

Przeczytaj także: Jednoosobowe ekspresy i maseczki, czyli jak zmieni się nasza praca po koronawirusie?

Można zobaczyć, którzy pracownicy są wydajniejsi niż inni i lepiej zarządzają swoim czasem

Kolejną zaletą wdrożenia narzędzia do monitoringu czasu pracy jest wyłonienie pracowników, którzy najlepiej zarządzają swoim czasem. Warto przyjrzeć się ich przyzwyczajeniom i spróbować przenieść je na grunt firmowy. Może się okazać, że z pozoru drobne rzeczy dadzą wielu osobom poczucie komfortu i ułatwią znacznie codzienną pracę. Te dane mogą się również okazać przydatne, jeśli zastanawiasz się nad systemem premii i podwyżek, lub jeśli szukasz potencjalnych team leaderów.

Monitorowanie czasu pracy pracownika — case study Harbingers

Jak mądrze wykorzystać monitorowanie czasu w praktyce? Chcę podzielić się z tobą kilkoma liczbami. Tym razem nie będą to jednak opracowania agencji statystycznych z drugiego końca świata, a nasz własny eksperyment – HBGR-style.

Jak optymalizować procesy w firmie, by wykonując czynności powtarzalne, zaoszczędzić czas odpowiadający 1 etatowi?

Odpowiedzią na to pytanie jest dążenie do zmiany! Zmiana napędza nas do działania, a jednym z lepszych przykładów na to jest projekt #ProcessBooster przeprowadzony u nas w firmie.

Cel #ProcessBooster: Wzmocnienie wewnętrznych procedur, optymalizacja czasu poświęcanego na powtarzalne zadania i stwarzanie przestrzeni do skalowania procesów, tak by wyprzedzać potrzeby rozwojowe firmy.

Realizacja #ProcessBooster: Przez 3 miesiące każdy z pracowników mógł zgłaszać swoje procesy „przyspieszające” naszą pracę z dnia na dzień. Aby móc dokładnie ocenić stopień optymalizacji skorzystaliśmy z wprowadzonego wcześniej narzędzia do mierzenia czasu pracy Everhour. Znaliśmy wartości wyjściowe, czyli wiedzieliśmy, ile czasu zajmują nam poszczególne zadania. Następnie pracowaliśmy nad boosterami i mierzyliśmy czas potrzebny na wykonanie działań przy zastosowaniu nowego schematu działania. Dodatkowo, wprowadzaliśmy boostery jako szablony do Asany dla łatwiejszej weryfikacji ich funkcjonalności.

Efekty #ProcessBooster: Przez cały okres trwania akcji zgłoszonych zostało 60 boosterów, a w ich tworzenie zaangażowało się 9 specjalistów. 5 boosterów zgłosił dział IT, 23 zostały stworzone przez dział SEO, a dział Content Marketingu rozbił sufit, zgłaszając 32 boostery!

Dzięki opracowaniu takiej ilości procedur zaoszczędziliśmy 155 godzin i 7 minut, co daje 20 dni roboczych, czyli tak naprawdę… 1 etat. O taki #GameChange nam chodziło.

Jak monitorować czas pracy pracownika? Skuteczne narzędzia

Rozliczanie czasu pracy pracowników możesz prowadzić różnymi metodami. Od „na czuja” po wyrafinowane, współczesne technologie. Pominę może wpisywanie przybliżonych czasów na oko do arkusza Excela — to nie monitoring, a estymowanie. Pokażę ci kilka narzędzi do monitorowania czasu pracy, na które warto zwrócić uwagę.

Clockify

Clockify to darmowe oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników. Jest to prosta aplikacja do śledzenia czasu i grafików, która pozwala tobie i twojemu zespołowi śledzić godziny pracy w różnych projektach. Umożliwia korzystanie nieograniczonej liczbie użytkowników i jest bezpłatna na cały okres użytkowania.

Jak działa — na prostym, acz atrakcyjnym wizualnie dashboardzie ustawiasz projekty i użytkowników. Na bieżąco zaznaczają oni pracę nad poszczególnymi projektami — włączając timer. Godziny są rejestrowane w grafiku i kategoryzowane według projektów. Na koniec projektu lub okresu rozliczeniowego warto skorzystać z opcji raportowania. Generowane raporty pokazują wizualizację podziału czasu. Możesz je też łatwo udostępniać lub eksportować jako PDF, CSV i Excel. Clockify działa na różnych urządzeniach, a wszystkie dane są synchronizowane online.

Cena — darmowy

Łatwość wdrożenia — praktycznie plug&play; wymaga konfiguracji projektów i dodania użytkowników.

Zapisz się do newslettera!

Everhour

To narzędzie umożliwia dokładne śledzenie czasu w celu budżetowania, fakturowania klientów i obliczania premii/ należności dla osób rozliczających czas pracy nad projektem. Idealne jako integracja dla narzędzi takich jak Asana, Trello, Basecamp, Jira, ClickUp. Everhour to system zarządzania czasem z silnym naciskiem na integrację.

Jak działa — po prostu uruchamiasz i zatrzymujesz stoper, aby rejestrować czynności podczas pracy, lub później ręcznie rejestrujesz godziny. Jest to szczególnie przydatne, jeśli zarządzasz wszystkimi zadaniami w wyspecjalizowanym systemie, w którym nie ma natywnej funkcji śledzenia czasu (lub jest ona ograniczona). Dzięki Everhour nie musisz tworzyć wszystkich projektów od nowa i ręcznie mapować ich jeden po drugim. Nie wspominając o tym, że nie będziesz musiał przełączać kart, aby rejestrować czas, ręcznie dostosowywać tytuły zadań, aby raporty były spójne itp. Po prostu logujesz się i śledzisz czas.

Cena — wersja podstawowa jest darmowa, powyżej 5 użytkowników i dla lepszych funkcji będziesz płacić od 19 zł miesięcznie za każdego użytkownika.

Łatwość wdrożenia — Everhour łatwo łączy się z wybranym narzędziem do pracy projektowej. Od razu możesz zacząć śledzić czas. Nie jest wymagana ręczna konfiguracja projektu. Kontrolki śledzenia czasu pojawiają się bezpośrednio w integracji, ułatwiając śledzenie czasu. Software ma automatyczne aktualizacje. Everhour automatycznie synchronizuje zmiany. Oznacza to, że twoje raporty zawsze będą zawierać najświeższe dane.

Innymi, wartymi wspomnienia narzędziami są, chociażby: Bitrix24, czy aplikacja WorkTime.

Przeczytaj także: Gdzie serce spotyka rozum, czyli z czym się je wolontariat pracowniczy

Wdrażanie zacznij od wyjaśnienia celu

To oczywiste, że pracownicy mogą mieć obiekcje, kiedy oświadczysz im, że od jutra będziesz im patrzeć na ręce. Często narzędzia do monitorowania czasu pracy są kojarzone z bezdusznymi korporacjami, które nie oglądają się zbytnio na człowieka. Dlatego tak ważne jest, żebyś sam wiedział, po co tak naprawdę wdrażasz narzędzie. Jeśli sam dobrze zrozumiesz jego benefity i będziesz wiedział, jak dokładnie odniesiesz je do wyzwań swojej firmy, wtedy z łatwością przedstawisz tę wizję podwładnym.

Informując o podjętej decyzji przedstaw przede wszystkim te zalety, które bezpośrednio przełożą się na komfort i zarobki pracowników. Wytłumacz, jak wiedza o tym, jak rozkłada się ich zaangażowanie w projekty, pozwoli lepiej i mądrzej zarządzać ich czasem, żeby mieli go więcej dla siebie. Bądź również transparentny, transparentna, w kwestii tego, jak to przełoży się na życie firmy. Jeśli przewidujesz udział w wypracowanych zyskach lub planujesz częściowo powiązać awanse z wynikami, również o tym poinformuj.

Uważaj na to, jakie wnioski wyciągasz

Zachowaj ostrożność w wyciąganiu wniosków. Przede wszystkim pamiętaj o tym, w jakim celu wdrażasz narzędzie. Zastanów się, jakie KPI i w jakim kontekście będą dla ciebie najbardziej wartościowe. Weź jednak poprawkę na czynnik ludzki. Jeśli widzisz coś, co odbiega od normy, porozmawiaj z daną osobą, poznaj okoliczności towarzyszące danemu zjawisku. Niech dane staną się punktem wyjścia do dialogu.

Monitoring to nie narzędzie opresji, ale optymalizacji

Mierzenie czasu pracy pracowników nie powinno się nikomu kojarzyć ze współczesnym kołchozem. Zatem ty jako kapitan firmy dbaj o to, żeby nikt nie odniósł takiego wrażenia. Połóż duży nacisk na to, żeby pracownicy wiedzieli, jak wykorzystujesz te dane. Niech widzą, że uciążliwy klient jest lekko korygowany, kiedy po raz kolejny próbuje wyciągnąć od opiekuna więcej, niż ma w umowie.

Niech osoby, które są mistrzami optymalizacji czasu pracy, poczują, że są docenione. Niech poprowadzą szkolenie dla innych albo pomogą stworzyć procedury postępowania w trudnych przypadkach. Urządź wspólną zabawę w optymalizację czasu pracy z nagrodami — taką, w której każdy będzie miał szansę wygrać. Pracownicy poczują, że współtworzą firmę, a ty zyskasz wgląd w ich cudowną kreatywność i niezwykłe umiejętności.

Odmień z nami swój biznes online

Postaw przed nami wyzwanie, opowiedz o problemie. My staniemy do walki.

Strona Harbingers wykorzystuje pliki cookies. Umożliwiają one sprawne działanie strony, narzędzi analitycznych, reklamowych i społecznościowych. Szczegóły na ten temat znajdziesz w Polityce Prywatności. Ustawienia cookies możesz zmienić w preferencjach swojej przeglądarki internetowej. OK