Świat VUCA – jak być liderem w zmiennym i niepewnym środowisku biznesowym?

Sprawdzone taktyki, w ramach których wojskowi nauczyli się działać na polu bitwy, nie były już dłużej adekwatne do zmieniających się wyzwań.  Liderzy i menadżerowie stoją w obliczu podobnego, wymagającego i dynamicznego krajobrazu:

przedsiębiorstwa i organizacje na całym świecie nagle znalazły się w obliczu porównywalnych zawirowań w swoim środowisku, a następnie zostały zmuszone ponownie przemyśleć swoje modele biznesowe.

VUCA – co to właściwie oznacza?

VUCA to skrótowiec od słów Volatile, Uncertain, Complex oraz Ambiguous:

• litera „V” oznacza „zmienność” – odnosi się do charakteru, prędkości i wielkości zmiany, która nie porusza się w przewidywalnym, liniowym wzorcu;
• „U” oznacza „niepewność” – brak przewidywalności w sprawach i zdarzeniach;
• „C” oznacza „złożoność” – często istnieje wiele trudnych do zrozumienia przyczyn i czynników (zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji) związanych z problemem wynikającym z coraz bardziej złożonego, globalnie powiązanego środowiska biznesowego;
• „A” oznacza „niejednoznaczność”, czyli brak jasności co do wydarzeń.

Każdy z tych czynników wiąże się z wieloma wyzwaniami dla lidera organizacji, a wszystkie cztery z nich łącznie wywołują „wirtualne tsunami”.

Porażka to informacja zwrotna

W firmach, w których nie zmienił się jeszcze sposób myślenia o nowych realiach, pojawiają się niepowodzenia i problemy. W tej ponurej i wrogiej sytuacji liderzy muszą nie tylko przetrwać, ale również się rozwijać. Wymaga to porzucenia starych nawyków i schematów działania, nabycia nowych sposobów myślenia oraz bycia bardziej zwinnym i rozwijania rezyliencji.

Rezyliencja to odporność na niepowodzenia i porażki, umiejętność szybkiego zostawiania ich za sobą oraz traktowania jako źródła informacji zwrotnych na temat podjętych działań. Ta umiejętność cechuje wysoce efektywnych ludzi i buduje ich wytrwałość oraz nieustępliwość w życiu.

Otoczenie biznesowe zawsze będzie niestabilne, a przyszłość niepewna. Według Indeksu Turbulencji firmy A.T. Kearney nasze środowisko jest dwa razy bardziej zmienne niż dziesięć lat temu. W świecie VUCA rezyliencja i zdolność adaptacji to dwie cechy, które odróżniają liderów od zwykłych menedżerów.

Środowisko VUCA kontra linearny świat

Każdy z nas – bez względu na rolę, jaką pełni – musi podejmować decyzje. Dzisiaj wszyscy żyjemy w środowisku VUCA, choć nie wszyscy z nas są tego świadomi – podobnie jak ryby nie są świadome wody, w której żyją. Prawie wszystko wydaje się zmieniać coraz szybciej, a wzajemne powiązania idei i koncepcji są złożone. Nawet jeśli potrafimy odnaleźć te powiązania, to znaczenia, jakie się za nimi kryją, bywają różne. Wiele osób opiera swoje decyzje na przestarzałych modelach lub na założeniach, które w żaden sposób nie pasują do sytuacji, które ich spotykają.

Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ jesteśmy wychowywani w warunkach świata linearnego, przyczynowo-skutkowego, w którym logiczne myślenie zostało wyniesione do wręcz boskiej rangi. Takie środowisko często już nie istnieje: sytuacje, z którymi się mierzymy, nierzadko wyglądają znajomo – przy bliższym poznaniu okazuje się, że jest zupełnie inaczej. My jednak na siłę próbujemy dopasować problem do rozwiązania, które już mamy.

To duży problem w świecie VUCA: decyzje podejmowane przez nas opierają się na danych, które nie mają już zastosowania. To, co działało wczoraj, w środowisku VUCA już z definicji nie zadziała. Co w takim razie robić?

Zadawaj właściwe pytania

By być skutecznym, trzeba zadawać właściwe pytania. Zamiast wymyślać odpowiedzi i „wisieć na nich”, musimy nieustannie pytać:

• Skąd wiem, że ta odpowiedź jest nadal prawdziwa?
• Jakie mamy nowe informacje, które mogłyby wpłynąć na nasze wcześniejsze decyzje?

Do właściwych odpowiedzi dojdziemy wyłącznie, zadając dobre pytania – a zadawanie dobrych pytań stanowi podstawę, na której można zbudować strategię reagowania na świat VUCA. Pytania uczą innego patrzenia i zmieniają perspektywę, inspirują – jeśli nie są mdłe i banalne, wreszcie budują ciekawość do poszukiwania całkowicie nowych rozwiązań.

Kwestionuj swoje przekonania

Filozof Arthur Schopenhauer powiedział: „Każda prawda przechodzi przez trzy etapy, najpierw jest wyśmiewana, potem zaprzeczana, a na końcu uważana za oczywistą”. Świat VUCA chwytasz za rogi, kiedy kwestionujesz swoje przekonania – a gdy to robisz, zwykle znajdujesz się na jednym z tych trzech etapów.

Po początkowej śmieszności idea zaczyna żyć – pojawiają się chętni, by się jej przyjrzeć. Potem obserwujemy gwałtowny opór, często ze strony ludzi, którzy traktują tę nową prawdę jako potencjalne zagrożenie. Na końcu wszyscy zgodnym chórem mówią, że to od początku był dobry pomysł.

Jeśli chcesz podejmować najlepsze możliwe decyzje, nie otaczaj się nigdy ludźmi, którzy myślą podobnie jak ty. Ważne jest, by spojrzeć na sytuację z różnych perspektyw – kiedy jednak masz wokół siebie „yes menów”, o takie perspektywy będzie trudno.

Analityczny umysł – czy zawsze pomaga?

Od małego uczono nas rozbierania problemów i świata na czynniki pierwsze. Takie działanie tylko z pozoru ułatwia rozwiązanie trudnych zadań, ponieważ tracimy wówczas szansę na zobaczenie większej całości i powiązania „tego czegoś” z innymi elementami. Kiedy zdarzenia są linearne, wówczas możliwe jest aktywizowanie systemów rozwiązań z przeszłości i stosowanie tego, co w przeszłości już się sprawdzało.

Kiedy nie widać linearności zdarzeń, wzorców, schematów – wtedy trzeba uruchomić inne sposoby słuchania, zamienić postrzeganie na obserwowanie i rozpoznawanie, czy mamy do czynienia z sytuacjami skomplikowanymi, czy też złożonymi. To „wersja oprogramowania” menadżera 2.0.

Taki menadżer będzie w świecie VUCA spotykać się z trudnościami. Kiedy zdarzenie ma wzorce linearne, prawdopodobnie jego schematy będą stanowić dobrą drogę. Jednak kiedy usuwamy problem, nie mamy zwykle okazji dostrzec pewnego potencjału, który chce się wydarzyć. Zabrzmi to może dziwnie, ale zwykle w największym dramacie, jaki nas spotyka, kryją się największe dla nas możliwości. Nie dostrzegamy ich jednak w pierwszej chwili. Często w ogóle nie dostrzegamy niczego poza problemem, który wydaje nam się czymś, co trzeba natychmiast rozwiązać.

Zatrzymaj się i wysłuchaj problemu

Tylko zatrzymanie się i zamrożenie przychodzących do głowy pomysłów z przeszłości dotyczących tego, jak sobie poradzić z „tą” sytuacją, daje możliwość przyjrzeniu się temu, co jeszcze pojawia się oprócz trudności. Dlaczego? Ponieważ problem to nie tylko coś, co wymaga rozwiązania. To również informacja, która prosi, aby ją wysłuchać.

W wyhamowaniu reagowania według starych wzorców pomocne są trzy pytania transformujące Alana Seale’a:

• CO chce się wydarzyć? – to jest pytanie o POTENCJAŁ, który chce się ujawnić;
• Do bycia KIM mnie to zaprasza? – to pytanie o to, jaką ROLĘ chcę przyjąć w tym, co się dzieje;
• Do zrobienia CZEGO mnie to zaprasza? – to pytanie o DZIAŁANIE, które planuję wykonać.

Biznes wychowuje menadżerów do natychmiastowego przechodzenie do pytania numer 3 – czyli do natychmiastowego reagowania. To praktycznie uniemożliwia wejście w rolę obserwatora i zobaczenia tego, „co chce się ujawnić” wraz z sytuacją, która przychodzi.

Oczywiście w naszym życiu jest wiele sytuacji, które będą wymagały natychmiastowej reakcji – jak te zagrażające życiu, utrzymaniu produkcji czy bezpieczeństwu pracowników. W tych trzeba działać i to skutecznie. Ale co z resztą?

Powstrzymaj rozpraszające emocje

Stoicy zwykli mówić, że „emocje stoją poza drzwiami wydarzeń”. Co sprawia, że krew nam odpływa albo napływa na wieść o jakimś zdarzeniu? Dlaczego czasami maleńka niedogodność urasta do rangi problemu? Odpowiedzialne są emocje, które zawsze pojawiają się w związku z absolutnie każdym zdarzeniem w naszym życiu. Pamiętaj, że rozprasza cię nie to, co się dzieje, ale przede wszystkim emocje, jakie ta sytuacja powoduje. Rozprasza cię również twoja opinia dotycząca tego wydarzenia.

Kiedy coś pojawia się na Twoim „radarze” – problem, jakaś informacja czy opinia – zatrzymaj się na chwilę. Możesz wybrać: chcesz być uczestnikiem i działać natychmiast, czy obserwatorem i chwilę się zastanowić?

Interpretacje tworzą rzeczywistość

Dla osobistej skuteczności w świecie VUCA znaczenie ma indywidualna perspektywa i świat, w którym zostaliśmy wychowani. Żyjemy w cywilizacji zachodniej, która jest analityczna, logiczna, opiera się na pojęciach i dążeniu do niesprzeczności. Myśl zachodnia używa logiki do analizowania argumentów i prowadzenia polemiki czy dyskusji, podczas gdy ludzie Wschodu chętniej prowadzą dialog. Cywilizacja zachodnia dąży przy tym do oddzielania formy od treści i rozbierania wszystkiego na czynniki pierwsze – aż „do rosołu”.

W świecie VUCA bardzo mało jest rzeczy pewnych – jeśli w ogóle cokolwiek. Grunt jest w ciągłym ruchu. „Tak lub nie” staje się teraz „tak i nie”. „Albo, albo” zamienia się w „trochę to i to”. Nowe definiowanie rzeczywistości staje się trudniejsze. W każdych warunkach pamiętajmy jednak, że to nasza interpretacja tego, co się dzieje, tworzy naszą rzeczywistość.