Czym jest system ERP i jak go wykorzystać w e-commerce?

Co to jest ERP?

ERP pełni rolę centralnego „mózgu” przedsiębiorstwa – zapewnia jednolite spojrzenie na wszystkie procesy, które w nim zachodzą. W istocie to kompleksowy systemem do zarządzania firmą. Działa jak centrum operacyjne organizacji –  można w nim przechowywać dane, ale także wprowadzać do niego zadania, polecenia, ustawiać procesy, przekazywać informacje z działu do działu, od pracownika do pracownika w systemie poziomym lub pionowym. Na przykład kierownictwo może śledzić stany magazynowe, przepływy finansowe czy realizację zamówień w czasie rzeczywistym, bo wszystkie te informacje są dostępne w jednym miejscu. [1]  System ERP może działać w różnych formatach: 

• jako oprogramowanie instalowane lokalnie (on-premise), 
• w wersji chmurowej (SaaS) 
• w modelu hybrydowym. 

Najczęściej dostępny jest przez przeglądarkę internetową, a użytkownicy – w zależności od poziomu dostępu – mają do dyspozycji spersonalizowane panele i widoki, np. dashboardy kierownicze z raportami finansowymi, pulpity magazynowe z obiegiem towaru, czy moduły sprzedażowe z listą zamówień i historią klientów.  Interfejs systemu ERP jest zwykle podzielony na sekcje, które odpowiadają konkretnym działom firmy – to ułatwia codzienną pracę i umożliwia szybki dostęp do potrzebnych danych.  W Polsce do popularnych rozwiązań ERP należą m.in. Comarch ERP Optima, enova365, Streamsoft Verto oraz globalne systemy, takie jak SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 czy Odoo.

System ERP i jego najważniejsze moduły

Wielką zaletą popularnych systemów ERP dostępnych jako SaaS i nie tylko, jest ich modułowa struktura. Co to oznacza? Że jedno oprogramowanie można dostosować do potrzeb konkretnej firmy. I tak z tego samego systemu korzystać może firma produkcyjna, magazyn, księgowość w agencji reklamowej, jak i e-commerce.  Sprawdź: Jak automatyzacja wpłynie na pracę agencji reklamowych?

Jakie moduły wyróżnia się najczęściej w ERP? 

Magazyn i logistyka (inventory management) 

Pozwala na śledzenie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym oraz planowanie poziomów zapasów. Dzięki temu system automatycznie aktualizuje dostępność produktów po każdej sprzedaży i przyjęciu towaru.  Funkcjonalność ta pomaga zapobiegać zarówno brakom towarowym, jak i nadmiernym stanom magazynowym. [2] Magazyn w ERP często można zsynchronizować z modułem e-commerce. Warto też dodać, że specjalne oprogramowanie przeznaczone tylko do zarządzania magazynem nazywa się WMS (Warehouse Management System). 

Zamówienia i obsługa klienta (order management)

To element ERP bardzo przydatny dla wszystkich e-commerce. Dlaczego? Bo gromadzi i przetwarza zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży oraz pomaga zautomatyzować proces ich realizacji.  Każdy nowy zakup w sklepie internetowym jest rejestrowany w ERP, dzięki czemu można sprawnie śledzić jego status, aktualizować poziom zapasów czy wygenerować niezbędne dokumenty sprzedaży.  Moduł ten usprawnia też obsługę zwrotów i reklamacji, bo wszystkie dane dotyczące zamówień znajdują się w jednym systemie.

Finanse i księgowość (financial management)

To moduł, który sprawdza się praktycznie w każdej firmie – nie tylko e-commerce. Dzięki niemu możesz zgromadzić w jednym miejscu wszystkie dokumenty finansowe firmy, rozliczenia, faktury, wynagrodzenia, a także opłaty kierowane do fiskusa. Moduł związany z księgowością i finansami często może zautomatyzować wystawianie faktur.  Oprócz tego, systemy ERP pozwalają także na prowadzenie analityki finansowej i generowanie raportów na potrzeby firmy, np. tych, które dotyczą przychodów ze sprzedaży, kosztów zakupów i wydatków operacyjnych. Dzięki temu dużo łatwiej sprawować kontrolę budżetem oraz planować nowe wydatki.  Sprawdź: Agencja e-commerce − jak ją wybrać?

HR (Human Resources)

Drugim modułem ERP, chętnie wykorzystywanym przez firmy, jest HR, czyli element systemu ułatwiający zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym wszystkimi procesami kadrowo-płacowymi.  Tu gromadzone są dane pracowników (umowy, urlopy, nieobecności, wynagrodzenia). Moduł HR może też wspierać rekrutację, onboarding, szkolenia, a także umożliwiać naliczanie wynagrodzeń i generowanie raportów dla urzędów. Wielką zaletą ERP działających w systemie chmurowym jest to, że oprogramowanie jest na bieżąco ze wszelkimi zmianami w prawie – czy to podatkowym, czy pracowniczym. 

CRM (Customer Relationship Management)

Moduł CRM w systemie ERP służy do zarządzania relacjami z klientami. To tu gromadzone są przydatne dane o klientach, które pomagają domknąć sprzedaż, ale i sprawować opiekę nad klientami po dokonaniu transakcji.  W CRM znajdują się dane kontaktowe klientów, historie ich zamówień, preferencje zakupowe, zgłoszenia serwisowe czy reklamacje. CRM-y najczęściej wykorzystuje się w modelu współpracy B2B.  W systemach ERP CRM chętnie integruje się z modułami marketingowymi – np. do prowadzenia kampanii e-mail, automatyzacji komunikacji, segmentacji klientów czy analizy wskaźników retencji.  W e-commerce CRM pozwala śledzić tzw. customer journey i skutecznie zarządzać bazą klientów.

Analityka biznesowa, BI (Business Inteligence)

Moduł BI w systemie ERP służy do analizy danych i tworzenia raportów, które wspierają podejmowanie decyzji biznesowych. Dzięki niemu możesz w jednym miejscu zobaczyć, co naprawdę dzieje się w Twojej firmie – zarówno w skali dnia, jak i dłuższego okresu. BI łączy dane z różnych modułów ERP – sprzedaży, finansów, magazynu czy marketingu i przedstawia je w formie przejrzystych wykresów, tabel, prognoz czy map zależności. Można np. szybko sprawdzić:

• które produkty najlepiej się sprzedają i kiedy,
• które kanały sprzedaży są najbardziej opłacalne,
• jakie są koszty operacyjne w danym okresie,
• jak zmienia się średnia wartość koszyka,
• czy kampanie marketingowe faktycznie przynoszą zysk.

W e-commerce BI przydaje się także do śledzenia wskaźników takich jak LTV (lifetime value), CAC (koszt pozyskania klienta), rotacja zapasów, zwroty czy marże – czyli do dokładnej analizy rentowności sklepu.

ERP dla e-commerce – możliwość integracji z platformami

System ERP często pozwala na integrację z popularnymi platformami e-commerce. Oznacza to, że wszystkie dane o produktach, stanach magazynowych, zamówieniach i klientach są synchronizowane w czasie rzeczywistym między sklepem a systemem ERP. [3] Dzięki temu zamówienia składane przez klientów są natychmiast widoczne w systemie ERP. To przyspiesza realizację sprzedaży i redukuje opóźnienia wynikające z ręcznego przenoszenia danych. W praktyce integracja sklepu z ERP przekłada się na automatyzację wielu procesów. Jakich?

Automatyczne przetwarzanie zamówień

System ERP sam generuje dokumenty magazynowe i księgowe po każdym złożonym zamówieniu. Pracownicy nie muszą ręcznie przepisywać danych ani dublować operacji – wystarczy, że klient potwierdzi zakup, a ERP zajmie się dalszymi krokami. I to wszystko może odbywać się bez interwencji człowieka.

Aktualizacja stanów magazynowych

ERP nieustannie synchronizuje poziomy zapasów między magazynem a sklepem. Gdy produkt zostaje sprzedany w innym kanale (np. na platformie marketplace lub w sklepie stacjonarnym), jego dostępna ilość jest automatycznie zmniejszana w sklepie internetowym. To zabezpiecza przed oversellingiem (sprzedażą produktu „na wyrost”) i pomaga utrzymać optymalny poziom zapasów. Bo zgodnie z teorią logistyki, tak za mała, jak i za duża ilość towaru w magazynie to zjawiska niepożądane – zaleganie towaru na półkach to zamrożenie kapitału, a także narażenie się na straty, np. w związku z przeterminowaniem się asortymentu, wyjściem z mody, przeminięciem sezonu, etc.  Sprawdź: Obsługa klienta w sklepie e-commerce – co musisz wiedzieć?

Integracja danych finansowych

Każda transakcja sprzedażowa jest automatycznie księgowana w module finansowym. Faktury sprzedaży, koszty dostawy i płatności klientów trafiają do ERP bez potrzeby ręcznego wprowadzania. Dzięki temu księgowość ma bieżący wgląd w przychody i koszty, a proces rozliczeń jest znacznie szybszy i mniej podatny na pomyłki.

Obsługa zwrotów i reklamacji

Zintegrowany ERP może obsługiwać procesy RMA (Return Merchandise Authorization), czyli umożliwia rejestrowanie i śledzenie zwrotów oraz reklamacji w systemie – z pełną dokumentacją, historią kontaktu i ewentualnymi korektami księgowymi. 

Możliwość integracji z firmą kurierską

Niektóre ERP zapewniają także możliwość integracji zamówień np. z zewnętrzną firmą kurierską. To kolejny krok w stronę automatyzacji zamówień i przyspieszenia ich realizacji. 

Zalety systemu ERP dla e-commerce – czy warto?

Wdrożenie systemu ERP może realnie odmienić sposób działania sklepu internetowego, znacząco usprawniając jego codzienną pracę. E-commerce funkcjonuje przez całą dobę, a odpowiednio zintegrowane oprogramowanie pozwala, by większość procesów przebiegała automatycznie, bez angażowania ludzi. Co konkretnie zyskasz, wybierając ERP skrojony pod potrzeby handlu online?

1. Mniej ręcznej pracy, więcej automatyzacji

Zamiast wpisywać dane do arkuszy czy przepisywać zamówienia między systemami, wszystko dzieje się automatycznie. ERP łączy różne obszary firmy – sprzedaż, magazyn, finanse – i pozwala im „rozmawiać” ze sobą bez udziału człowieka. Dzięki temu oszczędzasz czas, unikasz błędów i możesz skupić się na rozwoju biznesu, a nie na codziennych obowiązkach.

2. Pełna kontrola i porządek w danych

Wszystkie informacje o produktach, klientach, zamówieniach czy płatnościach są w jednym miejscu – aktualne, spójne i łatwo dostępne. Zarówno Ty, jak i Twój zespół, widzicie ten sam obraz sytuacji, a przejrzyste raporty pomagają też lepiej planować kolejne kroki w biznesie.

3. Większa efektywność i konkretne oszczędności

ERP to nie tylko wygoda – to realne zyski. Automatyzacja i lepsze zarządzanie zapasami oznaczają mniej pomyłek, niższe koszty magazynowania i mniej pracy papierkowej. 

4. Synchronizacja z wieloma kanałami sprzedaży

ERP może integrować dane z różnych platform: sklepu internetowego, marketplace’ów (np. Allegro, Amazon), sprzedaży stacjonarnej czy B2B. Masz jeden system, a wiele kanałów – i wszystko działa spójnie. To szczególnie ważne, gdy prowadzisz sprzedaż omnichannel.

5. Lepsze zarządzanie doświadczeniem klienta (CX)

Dzięki aktualnym danym o dostępności produktów, statusie zamówień i historii klienta możesz szybciej reagować na zapytania i reklamacje. ERP skraca czas obsługi i poprawia jakość kontaktu z klientem. A to może przełożyć się na większą lojalność i mniej porzuconych koszyków.

6. Błyskawiczna aktualizacja stanów magazynowych i cen

W branży e-commerce liczy się czas. Gdy ERP jest zintegrowany z platformą sklepu, każda zmiana w zapasach, cenach czy promocjach jest widoczna od razu – nie musisz tego robić ręcznie ani czekać godzinami na synchronizację.

7. Przewidywanie trendów i zapasów dzięki analityce

System ERP z modułem analitycznym pomaga analizować historię sprzedaży i prognozować zapotrzebowanie. Dzięki temu możesz lepiej planować zakupy, unikać braków magazynowych i optymalizować stany – bez zamrażania kapitału w niepotrzebnych zapasach.

Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP w firmie e-commerce?

Koszt wdrożenia systemu ERP zależy od wielu czynników – wielkości firmy, liczby użytkowników, zakresu modułów czy poziomu integracji.  Dla małych i średnich przedsiębiorstw ceny zaczynają się od ok. 30–50 tys. zł, ale pełne wdrożenie może sięgać nawet kilkuset tysięcy złotych. W modelu chmurowym (SaaS) koszty początkowe są niższe, a opłaty rozkładają się w czasie w formie subskrypcji.  Duże firmy, które wdrażają zaawansowane rozwiązania (np. SAP czy Microsoft Dynamics 365), mogą wydać nawet kilkaset tysięcy lub miliony złotych.  Warto pamiętać, że na cenę składają się nie tylko licencje, ale też koszty wdrożenia, szkoleń, integracji i utrzymania systemu.

Podsumowanie

Wdrożenie ERP w sklepie e-commerce to zdecydowanie krok w stronę automatyzacji procesów w firmie – tak pod kątem przetwarzania zamówień, jak i usprawnienia zarządzania finansami, HR czy innymi zasobami przedsiębiorstwa. Najtańszym rozwiązaniem będzie na pewno skorzystanie z oprogramowania w trybie SaaS (w chmurze, w modelu subskrypcyjnym). Wybierając system ERP dla e-commerce, upewnij się, że umożliwia integrację z platformą sprzedażową, na której działa Twój sklep. Źródła: [1] www.sap.com [2] www.itransition.com [3] www.sana-commerce.com