6 sposobów na to, by komunikacja wewnętrzna w Twojej firmie była na najwyższym poziomie

Choć coraz więcej pracodawców ma świadomość, że PR wewnętrzny jest niezwykle ważny, nie wszędzie należycie dba się o tę kwestię. Nierzadko działania przedsiębiorców ograniczają się jedynie do wdrożenia intranetu lub innego narzędzia komunikacji wewnętrznej, co stanowi zaledwie wycinek możliwości. Takie podejście skutkuje mniejszą wydajnością zespołów, dużą rotacją zatrudnienia, niskim poziomem satysfakcji z wykonywanych obowiązków. W dłuższej perspektywie niezadowolenie personelu przekłada się na trudności w realizacji projektów.

Z badań przeprowadzonych dla Gallupa wynika, że firmy, które mocno angażują swoich pracowników, notują o 20% wyższe wyniki sprzedażowe, a wydajność zatrudnionej przez nie kadry wzrasta nawet o 17%.

Dane te dobitnie pokazują, że komunikacja wewnętrzna to temat, nad którym warto się pochylić. Sposobów na poprawę przepływu informacji i polepszenie atmosfery w miejscu pracy jest wiele. Do dyspozycji kadry zarządzającej są rozmaite kanały kontaktu m. in. newslettery, czaty, gazety. Trzeba jednak pamiętać, że każde podejmowanie działanie musi być przemyślane i celowe.

Przeczytaj także: Kryzysy w Social mediach – unikaj ich! Zadbaj o komunikację

Komunikacja wewnętrzna i jej cele

Komunikacja w organizacji obejmuje obszar z zakresu public relations. Prawidłowy przepływ informacji jest bardzo ważny, ponieważ pracownicy powinni identyfikować się z reprezentowaną marką. Zarządzający muszą więc zadbać, by na bieżąco przekazywać ważne komunikaty. Istotne jest również, by osoby zatrudnione dowiadywały się o wszelkich zmianach jako pierwsze. W końcu to one reprezentują daną organizację na zewnątrz, a ich odbiór przekłada się na postrzeganie organizacji przez ich bliskich, rodzinę i znajomych.

Żeby komunikacja wewnętrzna charakteryzowała się efektywnością, warto korzystać z wielu różnych form kontaktu. Ich dobór powinien być poprzedzony analizą potrzeb i specyfiką branży. Podczas gdy w jednych firmach w zupełności sprawdzą się tablice z ogłoszeniami, w innych stawia się na intranet, aplikacje mobilne lub webinary. Za popularne narzędzia komunikacji wewnętrznej uchodzą:

• drukowane biuletyny,
• powiadomienia mailowe,
• plakaty, ogłoszenia,
• sieć intranetowa bądź radiowęzłowa,
• cykliczne spotkania z zespołem,
• powiadomienia PUSH,
• podcasty,
• aplikacje mobilne.

Sama komunikacja wewnętrzna ma na celu:

• przekazywanie informacji (m. in. na temat produktów, usług, planów związanych z rozwojem przedsiębiorstwa, zmian kadrowych, danych podsumowujących osiągane wyniki biznesowe),
• wymianę wiedzy, doświadczeń, know-how,
• dzielenie się dobrymi praktykami dotyczącymi realizowanych projektów,
• integrowanie pracowników wokół wspólnej wartości, celu, wizji,
• motywowanie do podejmowania wyznaczonych celów i przełamywanie negatywnego podejścia pracowników do planów, które ustalane są przez kierownictwo,
• budowanie zaangażowania i zwiększenie lojalności zatrudnionej kadry, co przekłada się na niższą rotację zatrudnienia.

Kiedy komunikacja wewnętrzna jest na niskim poziomie?

Nieprzywiązywanie uwagi do płynnego przepływu informacji wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest tak ważna? Ponieważ organizację tworzą ludzie. Ich motywacja, poziom identyfikacji z marką, lojalność i zrozumienie celów biznesowych wpływają na rentowność firmy oraz postrzeganie brandu przez klientów oraz partnerów strategicznych. Budowanie zaangażowania stanowi niezmiernie istotną kwestię, gdyż kadra, która nie utożsamia się z wartościami przyjętymi w danym miejscu, znacząco utrudnia rozwój przedsiębiorstwa.

Czym skutkuje źle prowadzona strategii komunikacyjna? Jej rezultatami są:

• duża rotacja zatrudnienia,
• brak zaangażowania (co przekłada się na niższą efektywność i osiągane wyniki sprzedażowe),
• trudności w realizacji celów biznesowych,
• złe nastawienie do kadry kierowniczej,
• nieufność wobec przekazywanych komunikatów,
• chaos organizacyjny.

Przeczytaj także: Komunikacja niewerbalna – odmień mowę ciała i odnieś sukces w pracy!

6 sposobów na poprawę komunikacji wewnętrznej w firmie

Co zrobić, żeby atmosfera w pracy była na dobrym poziomie? Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników? Poniżej lista praktycznych wskazówek!

Zastanów się, co chcesz osiągnąć

Żeby komunikacja wewnętrzna przyniosła oczekiwany rezultat, musisz zastanowić się nad celem, jaki chcesz osiągnąć. Jego odpowiednie zdefiniowanie ułatwi Ci dobór właściwych środków i umożliwi określenie docelowej grupy odbiorców. Pamiętaj, że nie musisz wysyłać wszystkim takich samych komunikatów (np. inne wiadomości mogą trafić do kierownictwa, a inne do szeregowych pracowników).

Analizuj prowadzone działania

Podejmowane akcje nie mogą być dziełem przypadku. Stąd też osoby odpowiedzialne za komunikację korporacyjną muszą być w stałym kontakcie z zarządem, aby zaproponowane przez nie działania korespondowały z wizją organizacji. Do zadań specjalistów z zakresu PR należy również wskazywanie celów krótko- i długoterminowych oraz przygotowywanie raportów podsumowujących.

Nie bój się audytu

Raz do roku warto przeprowadzić audyt komunikacyjny. Ma on na celu zbadanie kultury organizacyjnej, określenie tzw. dobrych praktyk w porozumiewaniu się. Pod uwagę bierze się także to, czy system komunikacji wewnętrznej jest spójny z misją firmy. W przypadku rozbieżności warto zastanowić się nad wprowadzeniem zmian.

Sięgnij po różnorodne narzędzia komunikacji wewnętrznej

Osoby odpowiedzialne za system komunikacji wewnętrznej mają do dyspozycji różne formy kontaktu. Oprócz mailingu, biuletynów lub intranetu mogą sięgnąć także po inne, nowocześniejsze narzędzia. Do ciekawych propozycji zalicza się na przykład podcast. Dobrze sprawdza się także aplikacja mobilna. Na takie rozwiązanie postawiła chociażby spółka Orange Polska. Dzięki tej opcji pracownicy mają łatwy dostęp do aktualnych ofert, promocji, informacji produktowych oraz statystyk sprzedażowych.

Informuj o wszystkich ważnych sprawach

Pamiętaj, by komunikacja w organizacji dotyczyła wszystkich istotnych kwestii – mów nie tylko o sukcesach, ale również zmianach personalnych lub popełnionych błędach. Jeśli pracownicy dowiedzą się o rzeczach związanych z Twoją firmą z mediów lub innego zewnętrznego źródła, poczują się pominięci. To z kolei wpłynie na utratę zaufania, zniechęcenie i spadek zaangażowania. Dodatkowo może dojść również do wypaczenia treści przekazu.

Poznaj potrzeby i oczekiwania pracowników

Niezwykle ważne w budowaniu dobrej komunikacji wewnętrznej jest poznanie punktu widzenia personelu. W tym celu zaleca się przeprowadzenie ankiety lub zorganizowanie spotkania, w trakcie którego pracownicy będą mogli swobodnie zadawać pytania lub zgłaszać swoje postulaty. Pamiętaj, że im szybciej rozwieje się wątpliwości, tym łatwiej uniknie się nieporozumień.

Dobra komunikacja wewnętrzna przekłada się na sukcesy na zewnątrz!

Komunikacja wewnętrzna to element, który powinien być traktowany z najwyższą troską. Im bardziej kadra identyfikuje się z reprezentowaną firmą, tym większe korzyści odnosi pracodawca. Zatrudnione osoby są najlepszymi ambasadorami danej organizacji (dotyczy to zarówno małych, średnich, jak i dużych biznesów). Jeśli czują się spełnione i widzą sens wykonywanych zadań, zauważają to również ich znajomi i bliscy. Z czasem i oni zaczynają pozytywnie postrzegać określoną markę.

Przemyślany system komunikacji wewnętrznej przekłada się także na wyniki biznesowe i zwiększa efektywność personelu. Dbałość o PR wewnętrzny stanowi zatem doskonały sposób na kreowanie pozytywnego wizerunku brandu na zewnątrz, a w dłuższej perspektywie wspiera rozwój przedsiębiorstwa. Lojalni pracownicy pomagają bowiem w zwiększeniu potencjału firmy i budowaniu przewagi wśród konkurencji.