Agencja eventowa – kiedy skorzystać z jej usług?

Czym jest i jak działa agencja eventowa?

Gdy potrzebujesz reklamy, kontaktujesz się z agencją reklamową. Gdy potrzebujesz brandingu – udajesz się do agencji brandingowej. A gdy chcesz otrzymać pomoc w przygotowaniu profesjonalnego eventu… kontaktujesz się z agencją eventową. Czym zajmuje się taka firma?

Agencja eventowa bierze na swoje barki organizację wydarzeń od A do Z – zarówno od strony kreatywnej, jak i logistycznej czy technicznej. Czasem wspomaga klienta także w promocji organizowanego eventu. 

Jakie wydarzenia organizuje agencja eventowa?

Oferta agencji eventowej może różnić się w zależności od tego, do jakiego rodzaju klientów jest skierowana. Duże firmy eventowe mogą zajmować się wielkimi wydarzeniami, takimi, jak chociażby rozdanie Oscarów czy ComicCon. Takie korporacje zatrudniają zwykle rzesze pracowników w różnych departamentach, a każdy z nich odpowiedzialny jest za inny aspekt przygotowania wydarzenia. 

Ale agencje eventowe mogą też organizować znacznie mniejsze uroczystości – jak np. impreza jubileuszowa dla 10-osobowej firmy.

Wśród najczęściej realizowanych projektów znajdują się:

• imprezy firmowe i integracyjne,
• konferencje, kongresy, seminaria i szkolenia,
• targi branżowe i wystawy,
• wydarzenia promocyjne i marketingowe (np. premiery produktów, roadshow),
• eventy CSR i wydarzenia dla społeczności lokalnych,
• eventy online i hybrydowe,
• imprezy okolicznościowe (np. jubileusze, gale, bankiety).

Event marketing – jak działa?

Firmy wyspecjalizowane w przygotowywaniu imprez często współpracują z działami marketingu czy agencjami marketingowymi. W końcu event marketing bardzo często stanowi element strategii marketingowej danej marki czy przedsiębiorstwa. 

Jak działa event marketing? Można traktować go jako strategię promocyjną, która polega na wykorzystaniu wydarzeń do budowania relacji z klientami, prezentowania produktów lub usług oraz wzmacniania rozpoznawalności marki. Co istotne, wydarzenie takie może odbywać się stacjonarnie (np. targi, konferencje, pokazy), wirtualnie (webinary, transmisje live) lub hybrydowo – łączącą elementy offline i online.

Dzięki event marketingowi marka może wyjść poza standardowe kanały komunikacji i zaproponować odbiorcom realne doświadczenie – takie, które angażuje emocje, zmysły, ale także intelekt. W czasach przesycenia reklamami i informacjami, bezpośredni kontakt z marką – nawet w formie wirtualnej – jest często bardziej efektywny niż kolejna kampania display czy e-mail.

Event marketing bardzo szeroko wykorzystuje się zwłaszcza przy marketingu B2B, czyli w stosunkach profesjonalnych. Ale nie tylko! Np. event zorganizowany w ramach wypuszczenia nowego produktu na rynek może być skierowany przede wszystkim do klientów indywidualnych. 

Katarzyna Łaguz-Jałocha Content Marketing Consultant w Harbingers

Agencja eventowa może pomóc Twojej marce precyzyjnie określić grupę docelową oraz zaprojektować wydarzenie, które skutecznie dotrze do odpowiednich uczestników. Dopasuje ona format, tematykę oraz kanał komunikacji do potrzeb i oczekiwań wybranej grupy, np. organizując konferencję o nowych technologiach, skierowaną do specjalistów IT, a nie do szerokiej publiczności.

Jakie cele realizuje event marketing?

• Budowanie świadomości marki – firma organizująca, ale i uczestnicząca w branżowych wydarzeniach pokazuje się swoim konkurentom, a przede wszystkim potencjalnym klientom. 
• Pozyskiwanie leadów sprzedażowych – wydarzenia to spotkania z potencjalnymi klientami w dobrze zaprojektowanym kontekście tematycznym. Stanowią one świetną okazję do networkingu. Kiedy organizujesz event (np. konferencję), możesz zdobywać leady na wiele różnych sposobów – już na etapie zapisu na wydarzenie (np. poprzez zebranie danych kontaktowych podmiotów zapisujących się na webinar), czy też podczas samego wydarzenia przez bezpośrednią rozmowę z klientami. 
• Zacieśnianie relacji z obecnymi klientami – np. poprzez kameralne spotkania VIP, śniadania biznesowe, czy dedykowane szkolenia. Przy takich wydarzeniach niezwykle szczegółowo i strategicznie kreuje się listę gości.
• Prezentacja nowych produktów lub usług – w formie pokazów, testów na żywo lub warsztatów. 
• Pozycjonowanie marki jako eksperta – poprzez obecność na scenie, prowadzenie paneli dyskusyjnych lub organizację wydarzeń edukacyjnych. Np. specjalista ds. digital marketingu prezentujący swój wykład na konferencji SEM KRK pozycjonuje swoją markę osobistą, ale i firmę, którą reprezentuje jako eksperta w danej dziedzinie.

Wydarzenia dają możliwość zadania pytań, poznania ludzi, przetestowania produktu. To nie jest jednostronna komunikacja – to wymiana doświadczeń, która wzmacnia zaufanie. A w czasach, gdy zaufanie stało się walutą rynkową, ma to niebagatelne znaczenie.

Organizacja eventu – co warto wiedzieć?

Organizacja eventu, szczególnie na dużą skalę, to nie lada przedsięwzięcie. Jeżeli planujesz wydarzenie o charakterze marketingowym czy promocyjnym, nie zgub z pola widzenia celów, jakie chcesz osiągnąć, czyli mówiąc prościej: powodu, dla którego event się odbywa. O czym należy pamiętać, przygotowując event? 

Określ cel i mierzalne wskaźniki sukcesu

Każdy udany event zaczyna się od pytania: po co go organizuję? Czy chcesz zwiększyć rozpoznawalność marki, zbudować relacje z partnerami, pozyskać leady, czy może zebrać fundusze? Dobrze sformułowane cele (najlepiej w formie SMART) pomogą zaprojektować format, komunikację i sposób ewaluacji wydarzenia. Przykład? Jeśli Twoim celem jest pozyskanie 200 nowych kontaktów do bazy, od początku planuj działania, które pozwolą je zrealizować – np. za pomocą rejestracji z formularzem leadowym czy konkursu na miejscu.

Zbuduj zespół i określ role

Event to gra zespołowa. Nawet jeśli działasz w małej organizacji, przypisz konkretne role: kto odpowiada za marketing, kto za kontakt z prelegentami, kto za logistykę i obsługę dnia eventu. W większych wydarzeniach warto wyznaczyć też koordynatora wolontariuszy, specjalistę ds. partnerstw czy osobę odpowiedzialną za A/V (audio i video). Jeżeli będziesz mieć jasny podział obowiązków, unikniesz chaosu organizacyjnego.

Zaplanuj budżet – realistycznie i z zapasem

W budżecie zaplanuj koszty takie jak: wynajem sali, catering, transport, ubezpieczenia, zaplecze techniczne, działania marketingowe, a nawet rezerwę na nieprzewidziane sytuacje. 

Ustal datę z odpowiednim wyprzedzeniem

Optymalny czas na przygotowanie wydarzenia to minimum 4–6 miesięcy. Przy ustalaniu terminu warto unikać świąt, długich weekendów i sezonów urlopowych. Koniecznie skonsultuj datę z potencjalnymi prelegentami, partnerami i najważniejszymi uczestnikami, bo ich dostępność może przesądzić o sukcesie wydarzenia.

Stwórz plan główny (event master plan)

Event master plan to kręgosłup całej organizacji wydarzenia. Znajduje się w nim harmonogram przygotowań, agenda samego wydarzenia, plan działań promocyjnych, plan rejestracji, działania na dzień eventu, zadania wolontariuszy, koordynacja z partnerami, a także procedury awaryjne. Dobrą praktyką jest stworzenie „mapy krytycznej” z najważniejszymi datami, kamieniami milowymi i osobami odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych zadań.

Dobierz odpowiednie oprogramowanie

Zrób research i wybierz nowoczesne narzędzia, które ułatwiają organizację wydarzeń. Mogą one zawierać w sobie moduły np. do rejestracji, zarządzania listą uczestników, sprzedaży biletów, transmisji online, czy tworzenia dedykowanych aplikacji mobilnych do wydarzenia. Ogromną zaletą wykorzystania takich narzędzi jest możliwość mierzenia KPI związanych z wydarzeniem. 

Zadbaj o markę wydarzenia

Nazwa, hasło, logo, identyfikacja wizualna – wszystko to buduje spójność i rozpoznawalność eventu. Key visuals mogą także świetnie połączyć Twoją markę z samym wydarzeniem. Spójrz tylko na popularny festiwal „Męskie Granie”. Choć to wydarzenie muzyczne, kolorystyka MG zawsze nawiązuje do brandu Żywiec – głównego sponsora wydarzenia. Pomyśl także o działaniach w social mediach – dobrym pomysłem jest stworzenie dedykowanego hashtagu i materiałów wizualnych dostosowanych do mediów społecznościowych.

Promocja i komunikacja

Bez przemyślanej kampanii marketingowej nawet najlepszy event może pozostać niezauważony. Działania powinny obejmować: kampanię e-mailową, media społecznościowe, stworzenie landing page lub nawet całej strony, wyeksponowaną współpracę z partnerami medialnymi, a także płatne reklamy (np. Google Ads, LinkedIn). Warto też korzystać z zaangażowania influencerów, marketingu szeptanego czy programów ambasadorskich. Do celu promocji wydarzenia możesz też zatrudnić agencję reklamową – zobacz, jak ją wybrać. 

Zadbaj o dzień eventu i plan operacyjny

Dobrze zaprojektowany plan dnia zawiera dokładny harmonogram godzinowy (łącznie z logistyką techniczną, cateringiem, planem wejścia prelegentów, aktywnościami uczestników) oraz przypisane osoby odpowiedzialne. Warto przygotować też „pakiet kryzysowy” – z dokumentami, kontaktami do dostawców, materiałami PR, zapasowym laptopem czy ładowarkami.

Najczęstsze błędy w organizacji eventów

Aby uczulić Cię na pewne punkty krytyczne w organizacji wydarzeń, przygotowaliśmy dla Ciebie listę najczęściej pojawiających się błędów, które pojawiają się podczas organizacji wydarzenia. Oto one:

• • brak konkretnego celu – bez jasnego celu wydarzenie trudno ocenić i zaprojektować. Eventy bez sprecyzowanej misji często kończą się niską frekwencją lub rozczarowaniem organizatorów, bo „coś się odbyło, ale nic z tego nie wynikało”.

• Nieodpowiednio dobrana skala wydarzenia – częsty błąd to niedopasowanie rozmachu wydarzenia do realnych zasobów (czasowych, ludzkich, finansowych). Przykład? Niedoszacowanie liczby uczestników – na konferencji może zabraknąć miejsc siedzących, bo zawiódł system rejestracji.

• Zbyt późno rozpoczęta promocja – reklamowanie wydarzenia powinno zacząć się z dużym wyprzedzeniem – minimum 6–8 tygodni przed datą. Wiele organizacji zaczyna kampanię zbyt późno. Często wtedy nie udaje się zgromadzić odpowiedniej liczby gości lub dotrzeć do tych, na których Ci zależy najbardziej. 

• Ignorowanie doświadczenia uczestnika – zdarza się, że organizatorzy tak bardzo skupiają się na prelegentach i agendzie, że pomijają wygodę uczestników: brak oznakowania na miejscu, nieczytelne programy, kolejki do cateringu czy nieintuicyjna rejestracja. Wydarzenia takie szybko zyskują niepochlebne opinie i tracą szansę na lojalność odbiorców.

• Brak planu awaryjnego – awaria sprzętu, niedostępność prelegenta, zmiana pogody – to nie scenariusze science-fiction, ale codzienność w branży eventowej. Dlatego zawsze warto mieć przygotowane alternatywne rozwiązania.

Kiedy wynająć agencję eventową?

Jak widzisz, organizacja eventu to spore przedsięwzięcie, które wymaga sprawnego zarządzania, myślenia strategicznego, umiejętności organizowania logistyki, ale i nawet zarządzania kryzysowego. Czy lepiej zorganizować event samodzielnie, czy powierzyć to zadanie profesjonalnej agencji eventowej?

Zatrudnienie agencji eventowej warto rozważyć, gdy:

• brakuje Ci zasobów czasowych lub kadrowych – Twój zespół nie ma przestrzeni, by prowadzić wielotygodniowe przygotowania, a termin wydarzenia zbliża się nieubłaganie.
• Organizujesz wydarzenie o dużej skali – konferencja branżowa, gala dla partnerów, event promujący nowy produkt czy targi wymagają zaawansowanej koordynacji i doświadczenia.
• Potrzebujesz kreatywnych, niestandardowych rozwiązań – scenografia, zaawansowany sprzęt nagłośnieniowy, światło, reżyseria wydarzenia – w tych obszarach agencje eventowe mają już gotowe rozwiązania – wiedzą, skąd wynająć sprzęt, jakich ludzi do tego zaangażować. Nie trać czasu na doszkalanie się z organizacji eventów, jeżeli nie jest to Twój główny biznes. 
• Chcesz zadbać o wizerunek marki na najwyższym poziomie – agencje mają doświadczenie w tworzeniu spójnych, estetycznych eventów, które dobrze wypadają w mediach i budują prestiż.

Z kolei samodzielna organizacja wydarzenia może być dobrym wyborem, jeśli:

• to event jest kameralny, lokalny, wewnętrzny (np. spotkanie z klientami, warsztaty dla pracowników),
• w firmie są osoby z doświadczeniem w organizacji wydarzeń,
• budżet jest ograniczony, a priorytetem jest prostota i funkcjonalność, nie widowiskowość.

Przy samodzielnej organizacji eventów, warto zaangażować do zespołu projektowego:

• osobę odpowiedzialną za całość wydarzenia (koordynatora projektu) – najlepiej z umiejętnościami planowania, komunikacji i zarządzania budżetem,
• specjalistę ds. marketingu – do promocji wydarzenia, przygotowania materiałów i komunikacji z uczestnikami,
• przedstawiciela działu HR lub PR – jeśli event dotyczy pracowników lub budowania wizerunku marki,
• osobę od logistyki i kontaktów z dostawcami – do negocjacji z podwykonawcami, organizacji transportu, cateringu, wynajmu sprzętu,
• wsparcie techniczne, IT i A/V.

Agencja eventowa vs. samodzielna organizacja eventu

Podsumowanie

Czy warto korzystać z usług agencji eventowej? To oczywiście zależy od tego, jakie masz kompetencje w swoim zespole, jaki masz na ten cel budżet, jak duży event organizujesz. Jeżeli nie masz zielonego pojęcia, jak przygotować konferencję branżową czy jak przeprowadzić spotkanie, na którym zaprezentujesz nowy produkt, lepiej wynająć do tego zadania profesjonalistów. Koszt przeznaczony na opłacenie agencji koniecznie zaplanuj w budżecie promocyjnym.