Blog

Artykuł przeczytasz w: 15 min

Kontrola czasu pracy pracownika. Sprawdź nasze doświadczenia!

Każdy team leader, HR-owiec i CEO marzy, żeby czas pracy pracownika był optymalnie wykorzystany. Ileż to razy łapaliście się za głowę, widząc, ile tego czasu bezpowrotnie znika na spotkaniach i powtarzalnych czynnościach? Z pomocą przychodzą narzędzia, dzięki którym kontrola czasu pracy pracownika staje się możliwa. Jak je wprowadzić i mądrze z nich korzystać?

Artykuł przeczytasz w: 15 min

SPIS TREŚCI

    Jakie korzyści daje kontrola czasu pracy pracownika?

    Niezależnie od tego, jak kojarzy Ci się monitorowanie czasu pracy pracownika, wiedz, że niesie ono ze sobą liczne korzyści. I nie mówię tu bynajmniej o „zagonieniu niektórych do biurek”, bo nie o to chodzi. Tak naprawdę wdrożenie takiego narzędzia pomaga lepiej zrozumieć procesy działające w organizacji, wyłonić potencjalnych liderów, zoptymalizować workflow, ale też zaleźć klientów, którzy mają dla firmy największą wartość.

    Ale, ale… Ja tu tak ogólnie, a Ty, drogi czytelniku, przychodzisz po konkrety. Zapraszam zatem na dział mięsny. Jakie konkretnie korzyści przynosi monitorowanie czasu pracy pracowników?

    Sposób na znalezienie nierentownych projektów

    Czas pracy pracownika to najcenniejszy zasób, jakim dysponuje Wasza firma. Zgodzisz się chyba, że przeznaczenie go na projekty, które w efekcie nie przynoszą nawet tyle zysku, żeby pokryć koszt roboczogodzin Twoich specjalistów, to trochę skórka za wyprawkę. Zdarza się, że klient kupuje pakiet usług Basic, a wymaga obsługi Premium. Ciągle coś zmienia, a na koniec miesiąca wykłóca się o wysokość faktury. W wychwyceniu takich sytuacji i zaradzeniu im pomoże Ci właśnie kontrolowanie czasu pracowników.

    Monitorowanie czasu pracy pracownika jest możliwe dzięki specjalnym narzędziom. Gdy je włączysz, otrzymasz raport, a w nim czarno na białym — ile czasu który pracownik poświęcił na pracę przy danym projekcie. Wiedząc, ile kosztuje godzina ich pracy, możesz łatwo wyliczyć, czy projekt na siebie zarobił w danym miesiącu. Jeśli nie, możesz podjąć odpowiednie działania, które będą miały na celu zarówno ochronę pracowników, jak i podniesienie rentowności danego projektu.

    Sprawdź, którzy klienci przynoszą najwięcej zysku w stosunku do poświęconego czasu

    Skoro już jesteśmy przy klientach, warto też wspomnieć, że monitorowanie czasu pracy daje Ci wgląd w to, którzy z klientów przynoszą największy zysk w stosunku do czasu poświęcanego na ich obsługę. Warto znać takie dane z kilku powodów:

    • Po pierwsze – wiesz, jak masz ustawić pracownikom priorytety zarówno obsługowe, jak i dosprzedażowe.
    • Po drugie – wiesz, nad którymi relacjami opłaca Ci się najbardziej pracować, które są obiecujące, a za którymi nie będziesz tęsknić… aż tak bardzo.
    • Po trzecie – kiedy wiesz, że coś idzie dobrze, możesz porównać modele pracy u różnych klientów i spróbować wdrożyć dobre praktyki na szerszą skalę. Dzięki temu jest szansa, że praca z mniej rentownymi klientami nagle stanie się łatwiejsza i przyjemniejsza, a same projekty bardziej dochodowe.
    • Po czwarte – w efekcie optymalizacji sposobu pracy z klientami uwalniasz więcej zasobów w postaci czasu pracy pracowników. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zaplanować ich ścieżki rozwojowe, zapewnić im czas na pracę nad kreatywnymi rozwiązaniami lub po prostu zdobywanie nowych klientów i ich obsługę.

    Przeczytaj również: Rozwój pracowników – niezawodna metoda na stworzenie świetnego zespołu

    Zobaczysz, którzy pracownicy są wydajniejsi niż inni i lepiej zarządzają swoim czasem

    Kolejną zaletą wdrożenia narzędzia umożliwiającego monitorowanie czasu pracy pracownika jest wyłonienie osób, które najlepiej zarządzają swoim czasem. Warto przyjrzeć się ich przyzwyczajeniom i spróbować przenieść je na pozostałych członków zespołu. Może się okazać, że z pozoru drobne rzeczy dadzą wielu osobom poczucie komfortu i ułatwią znacznie codzienną pracę. Te dane mogą się również okazać przydatne, jeśli zastanawiasz się nad systemem premii i podwyżek lub jeśli szukasz potencjalnych team leaderów.

    Kontrola czasu pracy pracownika — case study Harbingers

    Jak mądrze wykorzystać monitorowanie czasu pracy pracownika w praktyce? Chcę podzielić się z Tobą kilkoma liczbami. Tym razem nie będą to jednak opracowania agencji statystycznych z drugiego końca świata, a nasz własny eksperyment – HBGR-style.

    Jak optymalizować procesy w firmie, by wykonując czynności powtarzalne, zaoszczędzić czas odpowiadający 1 etatowi?

    Odpowiedzią na to pytanie jest dążenie do zmiany! Zmiana napędza nas do działania, a jednym z lepszych przykładów na to jest projekt #ProcessBooster przeprowadzony u nas w firmie.

    Cel #ProcessBooster: Wzmocnienie wewnętrznych procedur, optymalizacja czasu poświęcanego na powtarzalne zadania i stwarzanie przestrzeni do skalowania procesów, tak by wyprzedzać potrzeby rozwojowe firmy.

    Realizacja #ProcessBooster: Przez 3 miesiące każdy z pracowników mógł zgłaszać swoje procesy „przyspieszające” naszą pracę z dnia na dzień. Aby móc dokładnie ocenić stopień optymalizacji, skorzystaliśmy z wprowadzonego wcześniej narzędzia do mierzenia czasu pracy Everhour.

    Znaliśmy wartości wyjściowe, czyli wiedzieliśmy, ile czasu zajmują nam poszczególne zlecenia. Następnie pracowaliśmy nad boosterami i mierzyliśmy czas potrzebny na wykonanie zadania przy zastosowaniu nowego schematu działania. Dodatkowo wprowadzaliśmy boostery jako szablony do Asany dla łatwiejszej weryfikacji ich funkcjonalności.

    Efekty #ProcessBooster: Przez cały okres trwania akcji zgłoszonych zostało 60 boosterów, a w ich tworzenie zaangażowało się 9 specjalistów. 5 boosterów zgłosił dział IT, 23 zostały stworzone przez dział SEO, a dział Content Marketingu rozbił bank, zgłaszając 32 boostery!

    Dzięki opracowaniu takiej liczby procedur zaoszczędziliśmy 155 godzin i 7 minut, co daje 20 dni roboczych, czyli tak naprawdę… 1 etat. O taki #GameChange nam chodziło.

    Kontrola czasu pracy pracownika – skuteczne narzędzia

    Rozliczanie czasu pracy pracowników możesz prowadzić różnymi metodami. Od „na czuja” po wyrafinowane, współczesne technologie. Pominę może wpisywanie przybliżonych czasów na oko do arkusza Excela — to nie monitoring, a estymowanie. Pokażę Ci kilka wartych uwagi narzędzi, które umożliwiają skuteczne monitorowanie czasu pracy pracowników.

    Clockify a kontrola czasu pracy

    Clockify to darmowe oprogramowanie, które umożliwia monitorowanie czasu pracy pracowników. Jest to prosta aplikacja do śledzenia czasu i grafików, która pozwala Tobie i Twojemu zespołowi śledzić godziny pracy w różnych projektach. Umożliwia korzystanie nieograniczonej liczbie użytkowników i jest bezpłatna na cały okres użytkowania.

    Jak działa?

    Na prostym, acz atrakcyjnym wizualnie dashboardzie ustawiasz projekty i użytkowników. Na bieżąco zaznaczają oni pracę nad poszczególnymi projektami — po prostu włączając na czas ich wykonywania timer. Godziny są rejestrowane w grafiku i kategoryzowane według projektów. Na koniec projektu lub okresu rozliczeniowego otrzymujesz szczegółowy rejestr czasu pracy wraz z raportem.

    Z pewnością warto skorzystać z tej opcji. Dzięki regularnie generowanym raportom możliwa jest kontrola czasu pracy. Czytelne wizualizacje graficzne pokazują, w jaki sposób był on wykorzystywany. Raporty możesz łatwo udostępniać lub eksportować jako PDF, CSV i Excel. Clockify działa na różnych urządzeniach, a wszystkie dane są synchronizowane online.

    Cena

    Za darmo.

    Łatwość wdrożenia

    Praktycznie plug&play, wymaga konfiguracji projektów i dodania użytkowników.

    Everhour a kontrola czasu pracy

    Everhour to system zarządzania czasem, który doskonale odnajduje się w towarzystwie innych narzędzi i dobrze z nimi współpracuje. Umożliwia dokładne monitorowanie czasu pracy w celu budżetowania, fakturowania klientów i obliczania premii czy należności dla osób rozliczających czas pracy nad projektem. Idealnie sprawdzi się jako integracja i uzupełnienie dla narzędzi takich jak Asana, Trello, Basecamp, Jira, ClickUp.

    Jak działa?

    Wystarczy jedynie uruchamiać i zatrzymywać stoper, aby rejestrować czynności podczas pracy lub później ręcznie dodawać godziny. Jest to szczególnie przydatne, jeśli zarządzasz wszystkimi zadaniami w wyspecjalizowanym systemie, w którym nie ma natywnej funkcji śledzenia czasu (lub jest ona ograniczona).

    Dzięki Everhour nie musisz tworzyć wszystkich projektów od nowa i ręcznie mapować ich jeden po drugim. Nie wspominając o tym, że nie będziesz musiał przełączać kart, aby prowadzić rejestr czasu pracy ani ręcznie dostosowywać tytułów zadań, aby raporty były spójne. Po prostu logujesz się i śledzisz czas.

    Cena

    Wersja podstawowa jest darmowa. Powyżej 5 użytkowników i z dostępem do lepszych funkcji będziesz płacić od 19 zł miesięcznie za każdego użytkownika.

    Łatwość wdrożenia

    Everhour łatwo łączy się z wybranym narzędziem do pracy projektowej. Od razu możesz zacząć śledzić czas. Nie jest wymagana ręczna konfiguracja projektu. Kontrolki śledzenia czasu pojawiają się bezpośrednio w integracji, ułatwiając śledzenie czasu. Software ma automatyczne aktualizacje. Everhour automatycznie synchronizuje zmiany. Oznacza to, że Twoje raporty zawsze będą zawierać najświeższe dane.

    Innymi wartymi wspomnienia narzędziami, które umożliwiają monitorowanie czasu pracy pracownika, są Bitrix24 czy aplikacja WorkTime.

    Sprawdź także: Modele zarządzania – jakie znaczenie ma zarządzanie organizacją?

    Kontrola czasu pracy pracownika – wdrażanie zacznij od wyjaśnienia celu

    To oczywiste, że pracownicy mogą mieć obiekcje, kiedy oświadczysz im, że od jutra będziesz im patrzeć na ręce. Często narzędzia, które umożliwiają monitorowanie czasu pracy pracownika, są kojarzone z bezdusznymi korporacjami, które nie oglądają się zbytnio na człowieka. Z tego powodu tak ważne jest, żebyś sam wiedział, po co tak naprawdę wdrażasz narzędzie. Jeśli sam dobrze zrozumiesz idące za nim benefity i będziesz wiedział, jak dokładnie odniesiesz je do wyzwań swojej firmy, z łatwością przedstawisz tę wizję podwładnym.

    Wyjaśnij Twoim pracownikom, jakie zalety daje kontrola czasu pracy. Przedstaw przede wszystkim te wartości, które bezpośrednio przełożą się na komfort i zarobki pracowników. Wytłumacz, jak wiedza o tym, jak rozkłada się ich zaangażowanie w projekty, pozwoli lepiej i mądrzej zarządzać ich czasem, żeby mieli go więcej na swój rozwój.

    Bądź również transparentny, w kwestii tego, jak to przełoży się na życie firmy. Jeśli przewidujesz udział w wypracowanych zyskach lub planujesz częściowo powiązać awanse z wynikami, również o tym poinformuj. Taka motywacja z pewnością zachęci Twój zespół do udziału w projekcie.

    Uważaj na to, jakie wnioski wyciągasz

    Zachowaj ostrożność w wyciąganiu wniosków. Przede wszystkim pamiętaj o tym, w jakim celu wdrażasz narzędzie. Zastanów się, jakie KPI i w jakim kontekście będą dla Ciebie najbardziej wartościowe. Weź jednak poprawkę na czynnik ludzki. Jeśli widzisz coś, co odbiega od normy, porozmawiaj z daną osobą, poznaj okoliczności towarzyszące danemu zjawisku. Niech dane staną się punktem wyjścia do dialogu.

    Kontrola czasu pracy pracownika to nie narzędzie opresji, ale optymalizacji

    Kontrola czasu pracy często budzi niechęć i kontrowersje wśród pracowników. Jest powszechnie nielubiana i postrzegana jako naruszenie prywatności lub nawet wyraz braku zaufania ze strony szefa. Proces ten nie powinien się jednak nikomu kojarzyć ze współczesnym kołchozem. Ty jako kapitan firmy dbaj o to, żeby nikt nie odniósł takiego wrażenia.

    Połóż duży nacisk na to, żeby pracownicy wiedzieli, jak wykorzystujesz te dane. Niech widzą, że uciążliwy klient jest stopowany, kiedy po raz kolejny próbuje uzyskać od opiekuna więcej, niż ma w umowie. Daj innym do zrozumienia, że właściwie przeprowadzone monitorowanie czasu pracy pracowników przekłada się nie tylko na zysk dla firmy, ale i dla pracujących w niej ludzi.

    Niech osoby, które są mistrzami optymalizacji czasu pracy, poczują, że są docenione. Niech poprowadzą szkolenie dla innych albo pomogą stworzyć procedury postępowania w trudnych przypadkach. Urządź wspólną zabawę w optymalizację czasu pracy z nagrodami — taką, w której każdy będzie miał szansę wygrać. Pracownicy poczują, że współtworzą firmę, a Ty zyskasz wgląd w ich cudowną kreatywność i niezwykłe umiejętności.

    Podoba Ci się ten artykuł?
    Oceń:

    Odmień z nami swój
    biznes online

    Postaw przed nami wyzwanie, opowiedz o problemie. My staniemy do walki.
    Rozmowa strategiczna

      KROK 1 z 6

      Gotowy na darmową rozmowę strategiczną?
      Zrób pierwszy krok na drodze do wzrostu sprzedaży! Wypełnij wskazane pola, a my przeanalizujemy Twój serwis i sprawdzimy jak radzi sobie Twoja konkurencja.

      Imię i Nazwisko
      E-mail służbowy
      Telefon
      Nazwa firmy
      Stanowisko
      Strona internetowa

      KROK 2 z 6

      Jakie są Twoje cele na najbliższy rok?
      Wskaż co chcesz zrealizować, a my powiemy Ci jak to zrobić.

      Inne

      KROK 3 z 6

      Interesuje Cię
      Zaznacz usługi, które Cię interesują.

      Inne

      KROK 4 z 6

      Co przeszkadza Ci osiągnąć wyznaczone cele?
      Jakie blokery nie pozwalają Ci osiągnąć założonych celów?

      Inne

      KROK 5 z 6

      Z kim konkurujesz?
      Opisz nam kto jest Twoją bezpośrednią konkurencją.


      KROK 6 z 6

      Ile wynosi Twój miesięczny budżet marketingowy?
      Wybierz przedział budżetu miesięcznego.


      This will close in 0 seconds

        KROK 1 z 6

        Gotowy na darmową rozmowę strategiczną?
        Zrób pierwszy krok na drodze do wzrostu sprzedaży! Wypełnij wskazane pola, a my przeanalizujemy Twój serwis i sprawdzimy jak radzi sobie Twoja konkurencja.

        Imię i Nazwisko
        E-mail służbowy
        Telefon
        Nazwa firmy
        Stanowisko
        Strona internetowa

        KROK 2 z 6

        Jakie są Twoje cele na najbliższy rok?
        Wskaż co chcesz zrealizować, a my powiemy Ci jak to zrobić.

        Inne

        KROK 3 z 6

        Interesuje Cię
        Zaznacz usługi, które Cię interesują.

        Inne

        KROK 4 z 6

        Co przeszkadza Ci osiągnąć wyznaczone cele?
        Jakie blokery nie pozwalają Ci osiągnąć założonych celów?

        Inne

        KROK 5 z 6

        Z kim konkurujesz?
        Opisz nam kto jest Twoją bezpośrednią konkurencją.


        KROK 6 z 6

        Ile wynosi Twój miesięczny budżet marketingowy?
        Wybierz przedział budżetu miesięcznego.


        This will close in 0 seconds