Jak pozyskać patronat medialny? Podpowiadamy!

Jeśli zastanawiasz się, jak pozyskać patronat medialny, zacznij od prostego założenia – medium też musi mieć powód, żeby wejść we współpracę. Może to być ciekawy temat, dostęp do eksperta, wartościowy materiał dla odbiorców, udział w projekcie ważnym dla danej branży albo możliwość pokazania swojego logo przy dobrze dopasowanej inicjatywie.

Czym jest patronat medialny i jak zdobyć go?

Patronat medialny to forma współpracy między organizatorem wydarzenia lub projektu a medium, które obejmuje inicjatywę wsparciem promocyjnym. Może to oznaczać publikację zapowiedzi, wywiadu, informacji prasowej, relacji po wydarzeniu, postów w social mediach albo umieszczenie wydarzenia w kalendarzu branżowym.

Najczęściej patronat medialny wydarzenia opiera się na wzajemnych świadczeniach. Organizator udostępnia logo partnera na stronie, materiałach promocyjnych, w newsletterze lub social mediach. Medium w zamian pomaga dotrzeć z informacją do swojej społeczności.

Taka współpraca nie jest tym samym co reklama. W reklamie kupujesz określoną emisję. W patronacie ważniejsze są relacje, dopasowanie tematyczne i wartość informacyjna. To jeden z elementów działań media relations. Patronat medialny powinien więc wynikać z przemyślanej strategii PR, a nie być działaniem robionym na ostatnią chwilę.

Co daje patronat medialny?

Największą korzyścią jest dostęp do odbiorców danego medium. Dobrze dobrany patronat może zwiększyć liczbę zapisów na wydarzenie, pobrań raportu, zgłoszeń do konkursu albo wejść na stronę projektu.

Drugą korzyścią jest wiarygodność. Jeśli wydarzenie pojawia się przy rozpoznawalnym portalu, magazynie branżowym, radiu, podcaście albo lokalnym serwisie informacyjnym, odbiorca traktuje je jako wartościową inicjatywę. To szczególnie ważne przy nowych projektach, które dopiero budują swoją rozpoznawalność.

Patronat wspiera też promocję w kilku miejscach jednocześnie. Informacja może pojawić się w artykule, newsletterze, social mediach, kalendarzu wydarzeń albo relacji po zakończeniu projektu. Jeśli celem jest skuteczna promocja wydarzenia, patronat medialny pomaga rozłożyć komunikację na kilka kanałów i zwiększyć liczbę punktów kontaktu z odbiorcą.

Warto pamiętać, że benefity patronatu medialnego dla partnera również muszą być jasno pokazane. Medium może zyskać ciekawy temat, dostęp do ekspertów, materiały redakcyjne, widoczność swojej marki albo treści przydatne dla odbiorców.

Jak znaleźć partnerów medialnych?

Dobry patronat zaczyna się od wyboru właściwych mediów. Nie chodzi o to, żeby wysłać prośbę do jak największej liczby redakcji. Lepiej przygotować krótszą, ale dobrze dopasowaną listę.

Najpierw sprawdź, gdzie jest Twoja grupa docelowa. Jeśli organizujesz konferencję B2B, większy sens może mieć współpraca z mediami branżowymi niż z dużym portalem ogólnym. Jeśli promujesz lokalne wydarzenie, warto uwzględnić serwisy regionalne, radio, lokalne magazyny i profile społecznościowe związane z miastem.

Współpraca z mediami branżowymi ma jedną dużą przewagę – odbiorcy są zwykle lepiej dopasowani do tematu. Zasięg może być mniejszy, ale bardziej wartościowy. W przypadku konferencji marketingowej patronat w portalu o marketingu może dać lepszy efekt niż wzmianka w medium, które dociera do szerokiej, ale przypadkowej grupy.

Warto sprawdzić też, czy dane medium obejmowało patronatem podobne inicjatywy. Jeśli tak, łatwiej ocenić, jaki format współpracy może być dla niego naturalny. Można przeanalizować zakładkę z patronatami, kalendarz wydarzeń, wcześniejsze publikacje, social media oraz dane kontaktowe do redakcji lub działu współpracy.

Oferta patronatu medialnego – co powinna zawierać?

Zanim napiszesz do mediów, przygotuj krótką i konkretną ofertę. Redakcja powinna szybko zrozumieć, czego dotyczy projekt, do kogo jest skierowany i dlaczego może być interesujący dla jej odbiorców.

Dobra oferta patronatu medialnego powinna zawierać:

• nazwę wydarzenia lub projektu, 
• termin, 
• miejsce, 
• grupę docelową, 
• najważniejsze tematy, 
• nazwiska ekspertów lub gości, 
• przewidywaną skalę działań,
• propozycję świadczeń dla partnera.

Warto jasno wskazać, gdzie pojawi się logo medium, jakie materiały może otrzymać redakcja i jak organizator będzie promował patronów. Oferta nie musi mieć kilkunastu stron. Ważniejsze, żeby była konkretna, czytelna i łatwa do oceny.

Jeśli projekt ma już historię, pokaż dane – liczbę uczestników poprzednich edycji, zasięgi, przykładowe publikacje, partnerów, prelegentów, wyniki ankiet albo opinie uczestników. Przy pierwszej edycji większe znaczenie ma pomysł, grupa docelowa i wiarygodność organizatora.

Współpraca z mediami – patronat warto ułatwić dobrym press kitem

Press kit to zestaw materiałów, które redakcja może wykorzystać przy publikacji. Dobrze przygotowany skraca pracę dziennikarza i zwiększa szansę na odpowiedź.

W press kicie warto uwzględnić:

• krótki opis projektu, 
• informację prasową, 
• najważniejsze daty, 
• biogramy ekspertów, 
• zdjęcia, 
• grafiki, 
• logo, 
• link do strony, 
• dane kontaktowe,
• propozycje tematów, które można rozwinąć w artykule lub wywiadzie.

Materiały powinny być łatwe do użycia. Jeśli redakcja musi dopytywać o podstawowe informacje, szukać zdjęć albo poprawiać niejasny opis, współpraca zaczyna się od dodatkowej pracy po jej stronie.

Jak napisać prośbę o patronat medialny?

Wiadomość do redakcji powinna być krótka, konkretna i dopasowana do medium. Najgorsze, co można zrobić, to wysłać masowy e-mail bez kontekstu. Redakcje dostają wiele propozycji, dlatego już w pierwszych zdaniach trzeba pokazać, dlaczego temat pasuje do ich odbiorców.

Jeśli zastanawiasz się, jak napisać prośbę o patronat medialny, zacznij od personalizacji. Następnie krótko opisz projekt i pokaż, co może być wartościowe dla partnera. Pierwsza wiadomość ma zainteresować i ułatwić ocenę propozycji. Szczegóły można doprecyzować później, jeśli redakcja będzie zainteresowana.

Współpraca z mediami – patronat trzeba dobrze ustalić

Jeśli medium odpowie pozytywnie, kolejnym etapem są ustalenia. Warto od razu doprecyzować, co każda ze stron może zapewnić.

Przy patronacie medialnym trzeba ustalić m.in. liczbę i format publikacji, terminy, sposób oznaczenia medium, miejsce ekspozycji logo, materiały po stronie organizatora, możliwość przeprowadzenia wywiadu, obecność redakcji na wydarzeniu oraz sposób raportowania działań.

To ważne szczególnie wtedy, gdy patronat ma większą skalę. Umowa patronatu medialnego nie zawsze musi być rozbudowana, ale przy większych wydarzeniach warto spisać podstawowe warunki. Dokument powinien określać zakres świadczeń, terminy, zasady używania logo, odpowiedzialność za materiały i ewentualne kwestie wyłączności.

Jak negocjować patronat medialny?

Negocjacje przy patronacie powinny opierać się na wartości, a nie wyłącznie na prośbie o promocję. Medium może zaproponować mniejszy zakres publikacji, dodatkowe świadczenia płatne albo konkretny format współpracy. Warto być na to przygotowanym.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak negocjować patronat medialny, zacznij od określenia priorytetów. Dla jednego projektu najważniejszy będzie artykuł zapowiadający wydarzenie, dla innego newsletter, post w social mediach, relacja po wydarzeniu albo udział dziennikarza w panelu. Nie zawsze trzeba walczyć o wszystko.

Dobrze działa elastyczność. Zamiast jednej sztywnej propozycji można przygotować kilka wariantów współpracy. Podstawowy może obejmować logo i wzmiankę, rozszerzony publikację zapowiedzi, a pełny także wywiad, newsletter lub relację.

Patronat najlepiej działa wtedy, gdy jest częścią większego planu komunikacji. Ważna jest tu spójna strategia PR. Patronat medialny, działania w social mediach, mailing, reklama i content powinny wspierać ten sam cel.

W rzeczywistości warto zaplanować komunikację przed wydarzeniem, w trakcie i po zakończeniu. Przed wydarzeniem media mogą pomóc w budowaniu świadomości i zapisów. W trakcie mogą relacjonować najważniejsze momenty. Po wydarzeniu mogą opublikować podsumowanie, wywiad, wnioski albo materiał ekspercki.

Patronat nie powinien kończyć się na dodaniu logo na stronie. Jeśli partner medialny ma wspierać promocję, trzeba dostarczyć mu tematy, materiały i powody do publikacji. Wtedy współpraca z mediami staje się elementem komunikacji.

Checklista – jak pozyskać patronat medialny?

Przed wysłaniem wiadomości do mediów warto przejść przez kilka punktów:

• określ cel patronatu i to, co chcesz dzięki niemu osiągnąć,
• doprecyzuj grupę docelową projektu,
• wybierz media pasujące do tematyki i odbiorców,
• sprawdź wcześniejsze patronaty i publikacje danego medium,
• przygotuj krótką ofertę patronatu medialnego,
• opisz benefity patronatu medialnego dla partnera,
• zbierz materiały w press kit,
• napisz spersonalizowaną wiadomość do redakcji,
• zaproponuj konkretny zakres współpracy,
• ustal świadczenia, terminy i sposób ekspozycji logo,
• przy większej współpracy przygotuj prostą umowę patronatu medialnego,
• po zakończeniu projektu podsumuj efekty i podziękuj partnerowi.

Patronat medialny ma sens, jeśli jest dobrze dopasowany

Patronat medialny nie polega na masowym wysyłaniu próśb do wszystkich redakcji. Działa wtedy, gdy projekt ma jasno określoną grupę odbiorców, dobrze przygotowaną ofertę i wartość dla partnera.

Medium powinno widzieć, że temat pasuje do jego profilu, a współpraca nie będzie tylko prośbą o darmową promocję. Organizator z kolei powinien wiedzieć, czego oczekuje i jak wykorzysta patronat w całej komunikacji.

Dobrze przygotowana współpraca z mediami może zwiększyć zasięg, wzmocnić wiarygodność i ułatwić promocję wydarzenia. Warunek jest prosty – patronat trzeba zaplanować wcześniej, konkretnie opisać i traktować jak element strategii PR, a nie ostatni punkt na liście promocyjnej.