Jak Lean Management sprawdza się w e-commerce?

Termin Lean został po raz pierwszy użyty w Japonii w latach 50. XX wieku. Sformułowanie to wymyślono na potrzeby usprawnienia systemu produkcyjnego marki Toyota. Firma wprowadziła optymalizację swoich procesów, co pozwoliło jej na zwiększenie wydajności i jakości wyrobów. Znacząco przyczyniło się to do jej sukcesu na rynku.

Lean Management, czyli szczupłe zarządzanie, to nie tylko zbiór zasad, ale również narzędzi dostosowanych do specyfiki przedsiębiorstwa. Do najważniejszych zaliczają się: Kaizen, Kanban, TPM, VSA. Choć na początku były one przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorstw zajmujących się produkcją, z czasem zaczęli po nie sięgać przedstawiciele sektora e-commerce. Na czym dokładnie polega ta metodologia i w jaki sposób może wpłynąć na wydajność działań?

Lean i Lean Management – co oznaczają te pojęcia?

Lean Management to rozszerzenie pojęcia Lean Manufacturing, czyli koncepcji powstałej na potrzeby zakładów produkcyjnych. Zakłada ona stałą modyfikację i doskonalenie procesów celem uzyskania lepszych efektów i zwiększenia wydajności. W odniesieniu do przedsiębiorstwa mamy na myśli sposób zarządzania, który będzie prowadził do redukcji niepotrzebnych kosztów, wysokiej jakości usług i niskiego czasu ich realizacji.

Sama nazwa wywodzi się od angielskiego przymiotnika lean, co może oznaczać tyle co „szczupły”, w pozytywnym tego słowa znaczeniu. W świetle założeń, jakie posiada ta koncepcja zarządzania, jest to całkiem logiczne powiązanie. Nazewnictwo związane z pojęciem Lean różni się w zależności od branży. Można wyodrębnić m.in. Lean Service (branża usługowa), Lean Healthcare (służba zdrowia), Lean Logistics (logistyka), Lean Supply Chain (łańcuch dostaw), Lean Construction (budownictwo), Lean Higher Education (szkoły wyższe), Lean Software Development (dostawa oprogramowania).

Do ważnych terminów, związanych z Lean, zaliczają się także:

• Lean Thinking, czyli szczupłe zarządzanie ujęte w 5 zasadach (na podstawie książki Daniela Jonesa oraz Jamesa Womacka, pt. „Lean Thinking”). Stosuje się je m.in. w Lean Manufacturing;
• Lean Enterprise (ang. szczupłe przedsiębiorstwo) – metoda zarządzania lean obejmująca cały cykl sprzedażowy (od projektu po produkcję, sprzedaż oraz usługi posprzedażowe);
• Lean & Green – narzędzia lean, które wykorzystuje się w celu ograniczenia negatywnego wpływu produktów oferowanych przez firmę na środowisko. Warto podkreślić, że z roku na rok obserwuje się większe zainteresowania ekologią. W 2012 r. temat ten był ważny dla 56% konsumentów na świecie, a w 2015 już dla 61% ankietowanych. Lean Manufacturing doskonale wpisuje się w ten trend.

Polecamy także: Jak wdrożyć Google Analytics 4? Instrukcja wideo krok po kroku

Lean Management w e-commerce

Początkowo lean i struktura organizacyjna firmy produkcyjnej były ze sobą mocno związane. Z upływem lat mechanizmy Lean Manufacturing rozpowszechniły się również w innych dziedzinach gospodarki. Duży wpływ na popularność systemu miało przedstawienie 5 zasad szczupłego zarządzania. Reguły te z powodzeniem zaimplementowano w branży e-commerce. Obejmują one:

1. Określenie ważnych dla klientów wartości, np. cen, dostępności, funkcjonalności, wyglądu, jakości, terminowości, łatwości zamówień. Dzięki temu można skupić się na ważnych elementach i nie tracić czasu na zbędne czynności.
2. Strumień wartości i jego identyfikacja – termin ten rozumiany jest jako czynności niezbędne do wytworzenia, sprzedaży oraz dostarczenia produktów. Osoby zajmujące się nadzorowaniem procesów muszą dokładnie przeanalizować strumień wartości (od momentu złożenia zamówienia po dostawę) i wyeliminować elementy, które są marnotrawstwem czasu.
3. Przepływ – pod tym pojęciem należy rozumieć dbałość o to, by realizacja usług odbywała się w sposób płynny, bez przestojów lub zakłóceń.
4. System ssący – pojęcie to definiuje się jako dostarczenie usług i produktów zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem klientów. Chodzi o to, by nie dopuścić do niepotrzebnego zapychania przestrzeni magazynowej i dostosować rodzaj oraz ilość towaru do faktycznego popytu.
5. Dbałość o ciągłe doskonalenie – żeby wdrażane optymalizacje cechowały się efektywnością, trzeba stale analizować i poprawiać procesy.

Zasady związane z Lean Management sprawdzają się w biznesach e-commerce. Doskonałym przykładem skuteczności takiego zarządzania jest międzynarodowa organizacja Amazon. Marka osiągnęła ogromny sukces, ponieważ koncentruje się na potrzebach klientów. Dodatkowo – kadra wyższego szczebla nieustannie monitoruje efektywność działań.

Twórcy Amazon wychodzą z założenia, że przedstawiciele kadry kierowniczej powinni przynajmniej raz w karierze spędzić czas z pracownikami szeregowymi. Czasem niewielkie zmiany przekładają się na ogromne oszczędności. Struktura organizacyjna firmy produkcyjnej, przepływ i sposób przetwarzania informacji – to tylko niektóre elementy mogące przyczynić się do poprawy kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

„Wierzyliśmy, że wiele problemów można rozwiązać za pomocą nowoczesnych technologii. Nie angażowaliśmy systematycznie pracowników pracujących na pierwszej linii frontu. Tymczasem Amazon zatrudnia więcej osób do punktów zajmujących się realizacją zamówień lub obsługą klientów niż informatyków. Żeby odnieść sukces, potrzebowaliśmy zaangażowania wszystkich tych ludzi. To właśnie oni odbierają, przechowują, zbierają, pakują paczki oraz odpowiadają klientom przez telefon, czat lub e-mail” – tłumaczy w swoim artykule Marc Onetto, starszy konsultant w Amazon.com.

Jak wdrożyć Lean Management?

Wdrożenie Lean Management powinno odbywać się w kilku etapach. Aby metoda zarządzania została skutecznie zaimplementowana, trzeba przekonać do niej ścisłe kierownictwo. Kadra wyższego szczebla pomaga w budowaniu właściwych postaw pracowników, motywuje podwładnych, przekonuje do sensowności podejmowanych działań. Do jej zadań należy również ciągła analiza wprowadzanych zmian.

Wśród ważnych czynników, które decydują o powodzeniu Lean Management, warto wskazać:

• znalezienie i przeszkolenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie metodologii,
• analizę procesów (pod uwagę brane są m.in. struktura organizacyjna firmy produkcyjnej, wyodrębnienie problemów utrudniających realizację zleceń),
• opracowanie planu wdrożenia Lean Management w organizacji,
• wybór odpowiednich środków, potrzebnych na realizacji założeń.

Narzędzia Lean Menagement

Do jednych z ważniejszych elementów podczas wdrażania należą narzędzia Lean. Do głównych zaliczają się:

• Kaizen – polega na nieustannym wprowadzaniu zmian, szukaniu usprawnień, analizie podejmowanych kroków i procesów w celu zwiększenia wydajności i poprawy obsługi;
• Kanban – to metoda sterowania procesami produkcyjnymi, która ma na celu osiągnięcie niskiego poziomu zapasów magazynowych oraz zwiększenia terminowości realizacji;
• TPM (Total Productive Maintenance, czyli całkowite utrzymanie produktywności) – celem tego narzędzia lean jest wykorzystanie potencjału i zaangażowania wszystkich zatrudnionych osób;
• VSA (Value Stream Analysys, czyli mapowanie strumienia wartości) pozwala na zlokalizowanie i naprawę obszarów, w których dochodzi do marnotrawstwa zasobów lub materiałów.

Przeczytaj również: Public affairs, czyli po co i jak komunikować się z władzami publicznymi w biznesie

Zamień dodatkowe koszty w dodatkowe przychody!

Wdrożenie Lean Management w firmie wiąże się z dodatkowymi kosztami – trzeba wyszkolić pracowników, zadbać o zaplecze techniczne, zainwestować w odpowiednie rozwiązania. To wymaga dużych nakładów finansowych. Musisz jednak pamiętać, że taka metoda zarządzania wiąże się z wieloma korzyściami. Do najważniejszych jej efektów zaliczają się:

• zwiększenie wydajności,
• poprawa komunikacji między poszczególnymi działami,
• szybkie zyskanie przewagi nad konkurencją,
• płynna realizacja zamówień,
• skrócenie łańcucha dostaw.

Istotą lean są również koncentracja na oczekiwaniach i potrzebach klientów oraz efektywne wykorzystanie zasobów kadrowych. Dzięki temu nie dochodzi do marnotrawstwa czasu, materiałów. W szerszej perspektywie rozwiązanie przynosi więc ogromne zyski. Z tego względu warto rozważyć zastosowanie tej koncepcji w swojej firmie.

Jeśli chcesz szybko podnieść sprzedaż i już teraz zwiększyć przychody, skontaktuj się z nami – razem rozwiniemy Twój biznes!

Zobacz także: E-commerce – jak zacząć?, Popularne platformy e-commerce.